W tym tekście pokażę ci, dlaczego prawdopodobnie masz za dużo handlowców, jak ocenić właściwy rozmiar zespołu i jaką strukturę wdrożyć, żeby rzeczywiście skalować przychody – bez pompowania etatów.
Trzy powody, dla których rozdymasz zespół handlowy
Powód 1: Nie chcesz już sam sprzedawać
To szczególnie widoczne u founderów, którzy już zarobili pierwsze pieniądze. Tracą kontakt z klientem, nie chcą problemów, konfliktów, negocjacji. Myślą: „zatrudnię ludzi, niech oni się tym zajmą".
Co to oznacza dla biznesu: Tracisz bezpośredni feedback z rynku. Przestajesz rozumieć, co naprawdę działa w sprzedaży, jakie obiekcje są rzeczywiste, gdzie klient potrzebuje wsparcia. Twoje decyzje produktowe i strategiczne opierają się na przefiltrowanych raportach, nie na realnym doświadczeniu.
Powód 2: Masz dużo zapytań, więc myślisz, że potrzebujesz dużo rąk do pracy
Logika jest prosta: 100 leadów miesięcznie = trzech handlowców. 200 leadów = sześciu. Linearnie, mechanicznie.
Problem? Nie wszystkie leady są równe. Jeśli 80% tych zapytań to szum informacyjny, cold inquiry albo niekwalifikowani prospekci, to rzucanie ich na handlowców jest marnotrawstwem. Handlowiec kosztuje 15-25k miesięcznie (w pełnym koszcie). Każdy niewykorzystany dzień to 1000 zł spalonego budżetu.
Powód 3: Myślisz, że więcej handlowców = więcej przychodów
„Chcę 2x większych przychodów, zatrudnię 2x więcej ludzi w sprzedaży".
Dlaczego to nie działa: Sprzedaż B2B nie skaluje się liniowo przez dodawanie głów. Jeśli masz problem z jakością leadów, procesem kwalifikacji albo conversion rate na etapie demo → deal, dodanie kolejnego handlowca tylko zwielokrotni problem. Będziesz miał więcej ludzi z niską skutecznością, nie więcej przychodów.
Ile handlowców naprawdę powinieneś mieć?
Optymalizacja zespołu sprzedażowego zaczyna się od trzech pytań.
Kryterium 1: Ilu wybitnych handlowców faktycznie masz?
Nie pytam, ilu ludzi siedzi na kontraktach. Pytam: ilu generuje 70-80% twojego obrotu?
W większości zespołów masz 2-3 gwiazdy i „długi ogon" – ludzi, którzy ledwo się utrzymują albo do których dopłacasz. Ci z ogona nie powinni tu być. Kropka.
Twój zespół powinien liczyć tyle osób, ile masz naprawdę skutecznych sprzedawców. Każdy klient zasługuje na najlepszy proces, na kogoś, kto maksymalizuje szansę na sukces. Jeśli nie masz takiej osoby – nie zatrudniaj na siłę.
Kryterium 2: Ile masz gorących leadów?
Handlowców powinieneś mieć tyle, żeby pracowali wyłącznie z gorącymi szansami sprzedaży.
Jeśli miesięcznie generujesz 50 SQL (sales qualified leads), potrzebujesz jednego, maksymalnie dwóch handlowców. Jeśli masz pięciu, to albo każdy z nich ma luźny grafik, albo sami sobie wymyślają zajęcie – dzwonią na zimno, ścigają martwe leady, gubią się w CRM-ie.
Nie licz na to, że handlowiec „sobie poradzi" i sam znajdzie klientów. To bardzo kosztowne myślenie. Dobry handlowiec dziś kosztuje, musi dobrze zarabiać – nie możesz sobie pozwolić na przypadkowe ruchy i „zobaczymy, czy wypłynie".
Kryterium 3: Czy twoi handlowcy zapewniają najwyższy poziom obsługi?
Masowy, naprawdę masowy problem w B2B: handlowcy zapominają o leadach, nie dostarczają materiałów na czas, źle prowadzą proces, nie dotrzymują słowa.
Dlaczego? Bo są przeciążeni. Bo mają 40 otwartych szans w CRM-ie, z których 30 to zombie. Bo nikt ich nie odciążył na etapie kwalifikacji.
Handlowiec, który nie ogarnia swojego pipeline'u, traci więcej niż zyskuje. Tracisz reputację, tracisz klientów, tracisz potencjał rynkowy – często bezpowrotnie.
Jeśli widzisz, że twój zespół gubi leady, nie dokładaj kolejnej osoby. Oczyść proces.
Co zrobić, gdy masz za dużo leadów dla obecnego zespołu?
Rozwiązanie 1: Zabijaj leady szybciej
Bardzo często w lejkach sprzedażowych przetrzymywane są leady, które dawno powinny umrzeć. Jeśli po miesiącu nie ma konkluzji – lid wraca do marketingu, do pre-salesa albo idzie do kosza.
Efekt: Twoje lejki schudną o 60-80%. Nagle okaże się, że handlowcy mają czas, fokus i energię na rzeczywiste szanse.
Rozwiązanie 2: Wdróż proces kwalifikacji przed sprzedażą
Nie każdy lead powinien od razu trafić do handlowca. Większość powinna przejść przez pre-sales – osobę, która sprawdzi fit, zrozumie potrzebę, oceni gotowość budżetową i decyzyjną.
Pre-sales działa ilościowo: może skwalifikować dziesiątki, setki firm miesięcznie. Handlowiec nigdy nie będzie miał na to czasu.
Jak powinna wyglądać struktura marketingowo-sprzedażowa w B2B?
Lejek. I jeszcze raz lejek.
Optymalizacja zespołu sprzedażowego to budowa struktury, która na każdym etapie maksymalizuje efektywność – nie liczbę ludzi.
Etap 1: Zasięg i content (góra lejka)
Jeśli chcesz mieć kilkadziesiąt SQL miesięcznie, musisz dotrzeć do dziesiątek, setek tysięcy osób z twojej grupy docelowej.
Kluczowe działania:
- Publikacja merytorycznych treści (blog, LinkedIn, webinary)
- SEO i dystrybucja organiczna
- Kampanie zasięgowe (paid, partnerstwa, PR)
To musi być najszersza część lejka. Tutaj generujesz sygnały – leady marketingowe, które następnie adresujesz.
Wymaga: narzędzi do śledzenia sygnałów (marketing automation, intent data), formularzy, landing page'y, CRM zintegrowane z działaniami content.
Dowiedz się więcej o generowaniu treści >> i o możliwościach automatyzacji >>
Etap 2: Kwalifikacja i pre-sales (środek lejka)
Ktoś musi te sygnały ocenić, posegregować, skontaktować się i zweryfikować. To nie może być handlowiec.
Pre-sales:
- Szybko kwalifikuje leady przychodzące (w ciągu godzin, nie dni)
- Proaktywnie adresuje leady marketingowe według scoringu i potencjału
- Przeprowadza pierwsze rozmowy, zbiera informacje o potrzebach, budżecie, procesie decyzyjnym
- Przekazuje tylko gorące, skwalifikowane SQL do handlowców
Efekt: Handlowiec dostaje 10 leadów miesięcznie zamiast 100 – ale każdy z nich ma 40-50% szans na zamknięcie, nie 5%.
Dowiedz się więcej o Pre-sales >>
Etap 3: Sprzedaż (dół lejka)
Tutaj pracują jednotkowi, wybitni handlowcy. Mają czas. Zapewniają najwyższą jakość obsługi. Prowadzą złożone procesy negocjacyjne. Budują relacje.
Dostają tylko te szanse, które naprawdę mają sens – dzięki czemu spokojnie robią 2-3 razy większy obrót niż wtedy, gdy musieli sami szukać klientów i przedzierać się przez szum.
Co daje taka struktura? Trzy „S" optymalizacji zespołu sprzedażowego
1. Skuteczność
Na każdym etapie masz lejek. Na każdym etapie działasz najsprawniej. Wyniki będą największe przy najmniejszym koszcie.
Handlowiec w takiej strukturze generuje 2-3x więcej przychodu niż wtedy, gdy musi działać sam – bez wsparcia, bez leadów, bez procesu.
2. Specjalizacja
Każdy robi to, co robi najlepiej:
- Content i marketing = zasięg i sygnały
- Pre-sales = kwalifikacja i pierwsze rozmowy
- Handlowcy = zamykanie dealów
Jakość wszystkich procesów jest najwyższa. Budujesz autorytet, mierzalność, benchmarki. Masz ludzi wyspecjalizowanych, nie „zrób wszystko sam".
3. Satysfakcja
Dla klientów: dostają najlepszy proces, konsekwentną obsługę, zero zapomnianych maili i zgubionych ofert.
Dla pracowników: robią to, w czym są najlepsi. Nie muszą żonglować 100 zadaniami. Osiągają najwyższe wyniki – więc mogą być najlepiej wynagradzani.
Praktyczne kroki: jak zacząć optymalizację zespołu sprzedażowego w ciągu 30 dni
Tydzień 1: Audyt skuteczności. Policz, ilu handlowców generuje 70%+ obrotu. Reszta? Albo intensive coaching, albo rozstanie.
Tydzień 2: Oczyść pipeline. Przejrzyj leady starsze niż 30 dni bez aktywności. Zabij je albo przenieś z powrotem do marketingu/pre-salesa.
Tydzień 3: Wprowadź scoring leadów. Określ kryteria SQL (budżet, potrzeba, timing, decision-making unit). Tylko leady spełniające te kryteria idą do handlowców.
Tydzień 4: Zatrudnij albo wyznacz pre-salesa. Jeśli masz >50 MQL miesięcznie, potrzebujesz dedykowanej osoby do kwalifikacji. To nie może być junior – to musi być ktoś, kto rozumie twój produkt i potrafi prowadzić rozmowę odkrywczą.
Podsumowanie: optymalizacja zespołu sprzedażowego - mniej handlowców, więcej struktury
Optymalizacja zespołu sprzedażowego w B2B nie polega na zatrudnianiu kolejnych osób. Polega na budowie lejka, w którym każdy etap jest efektywny, zmierzalny i obsługiwany przez specjalistów.
Prawdopodobnie masz za dużo handlowców, jeśli:
- Większość z nich ma conversion rate <20%
- Tracą czas na cold outreach zamiast na zamykanie dealów
- Klienci skarżą się na chaos w komunikacji i brak follow-upu
Rozwiązanie: Zbuduj strukturę content → pre-sales → sales. Zatrzymaj tylko najlepszych handlowców. Daj imgorące leady. Zmierz efekty.
We Flowmore wdrażamy takie struktury dla firm B2B z ambitnymi planami ekspansji – zwłaszcza na rynki zagraniczne, gdzie każdy błąd kosztuje. Jeśli chcesz zobaczyć, jak optymalizacja zespołu sprzedażowego wygląda w praktyce, porozmawiajmy >>.
FAQ: Najczęstsze pytania o optymalizację zespołu sprzedażowego
Czy mniejszy zespół sprzedaży nie oznacza mniejszych przychodów?
Nie, jeśli budujesz strukturę lejkową. Mniejszy, ale bardziej skuteczny zespół + silny pre-sales generuje więcej przychodów przy niższym koszcie. Widzieliśmy to wielokrotnie: firma z 3 handlowcami i pre-salesem robiła większy obrót niż wcześniej z 7 handlowcami bez wsparcia.
Kto powinien prowadzić pre-sales: marketing czy sprzedaż?
To rola hybrydowa, ale bliżej sprzedaży. Pre-sales musi rozumieć produkt, umieć zadawać pytania odkrywcze i ocenić fit. Najlepiej sprawdzają się byli juniorzy handlowi albo doświadczeni SDR-y, którzy chcą rozwijać kompetencje konsultingowe.
Ile kosztuje wdrożenie takiej struktury?
Pre-sales (pełny etat) to koszt 12-18k/msc. Marketing automation i CRM to 2-5k/msc (zależnie od skali). Jeśli zwalniasz 2-3 nieefektywnych handlowców (koszt: 40-60k/msc), zwrot jest natychmiastowy.
Jak długo trwa, zanim zobaczę efekty?
Pierwsze wyniki (lepsza jakość leadów, wyższy conversion rate) widzisz w ciągu 4-6 tygodni. Pełna optymalizacja zespołu sprzedażowego –budowa procesów, przeszkolenie zespołu, ustabilizowanie lejka – zajmuje 3-6 miesięcy.
Co zrobić z handlowcami, których zwalniam?
Bądź transparentny. Jeśli ktoś nie osiąga wyników przez 2-3 kwartały, obie strony to wiedzą. Oferuj wsparcie w znalezieniu nowej roli (polecenia, LinkedIn). W długim terminie zatrzymywanie nieefektywnych ludzi szkodzi wszystkim – włącznie z nimi.
