Umowa automatyzacji marketingu – czy to góra do przejścia? Zapoznając się z ofertą i umową automatyzacji marketingu, powinniśmy zweryfikować i wziąć pod uwagę kilka podstawowych elementów. Oto one:
1. Zakres usługi.
Zakres usługi, czyli czym objęta będzie obsługa i czy będzie kompleksowa na tyle, żeby zapewnić nam pewność wyników. W szczególności powinniśmy rozważyć:
- zakres obsługi – jakie kompetencje i osoby będą obsługiwać naszą firmę; czy mamy pewność, że są one adekwatne do naszych potrzeb, czy ilość godzin jest dostępna i wystarczająca do obsłużenia naszych celów, czy na etapie wdrożenia jest założony dodatkowy niezbędny czas;
- system automatyzacji marketingu – czy w cenie (i lub za dopłatą) dostajemy system automatyzacji marketingu, w którym będzie adekwatny do naszych celów i potrzeb;
- systemy towarzyszące – czy w cenie (i lub za dopłatą) dostaniemy dodatkowe systemy, niezbędne do realizacji naszych celów, tj.: weryfikatory, systemy formularzowe, systemy pop-upowe, boty LinkedIn, systemy bazodanowe, itp.;
Jeżeli nasza usługa nie obejmuje systemów, upewnijmy się że nasz dostawca wie jakie systemy mamy wybrać i ma doświadczenie w ich wspieraniu tak, żebyśmy byli w stanie działać skutecznie.
2. Parametry systemu automatyzacji marketingu.
Jeżeli dostajemy licencje systemu automatyzacji marketingu, to zwróćmy uwagę na to, czy parametry są wystarczające w szczególności w wymienionych zakresach:
- liczby dostępnych kontaktów – czy odpowiada bazie posiadanych danych i bazie, którą zbudujemy w ciągu 12-24 miesięcy; typowo 10-100 tysięcy będzie wystarczające;
- długość licencji – typowo będzie to 12-24 miesięcy;
- liczba automatyzacji – czy i jaki występuje limit automatyzacji; typowo potrzebować będziemy 10-50 tysięcy miesięcznie;
- liczba wysyłek e-maili – czy i jaki limit wysyłek posiadamy; typowo 10-25 tys./miesięcznie jest już wystarczające;
- liczba monitorowanych odsłon stron – ile odwiedzin naszych stron będzie monitorowanych; limit 100 tys. do 1 mln miesięcznie będzie wystarczający;
- liczba użytkowników – jaką liczbę osób będziemy mogli wpiąć do systemu; typowo potrzebować będziemy 5-10 użytkowników;
- liczba domen – ile domen może wpiąć do system; typowo potrzebujemy jedną do wysyłek wiadomości i kilka do monitorowania.
3. Własność wypracowanej wartości.
Czyli do kogo będą należeć wytworzone bazy danych, zebrane dane marketingowe i sprzedażowe, wytworzone automatyzacje, szablony treści, itd.
W naszym interesie jest, żeby cała wypracowana wartość należała do nas i stanowiła oraz budowała wartość firmy.
4. Podejście white-box vs. black-box.
White-box to podejście, w którym dostawca w pełni transparentnie wykonuje wszystkie działania „na oczach klienta” i klient ma do nich pełen wgląd.
Black-box to podejście, w którym dostawca dostarcza wyniki, przy braku lub niskiej transparentności.
W naszym interesie jest zawsze działanie w modelu white-box, dzięki czemu możemy:
- nadzorować pracę dostawcy;
- kontrybuować do pracy dostawcy i ją doskonalić;
- pracować wspólnie z dostawcą.
Dodatkowo, podejście white-box zapewnia, że dostawca działa zgodnie z prawem, monitorujemy wolumen i terminy jego pracy, oraz tym samym realizację umowy.
Wymaga to zapewnienie dostępów do systemów, w których dostawca działa.
5. Koszty.
Koszty powinny być jasno i transparentnie przedstawione tak, żeby możliwe było oszacowanie całkowitego kosztu usługi.
W praktyce powinniśmy oczekiwać ceny, która obejmuje:
- koszt systemu automatyzacji marketingu – typowo powinniśmy oczekiwać dla kompletnego systemu automatyzacji kosztu na poziomie od 0,5-2 zł/rok/kontakt w bazie (czyli dla 50 tys. kontaktów w bazie kwotę rzędu 25-100 tys. zł rocznie), ale nie mniej niż 2 tys zł miesięcznie dla systemów najtańszych; i kilkunastu tysięcy miesięcznie dla znanych systemów międzynarodowych;
- koszty systemów towarzyszących – w zależności od zakresu wdrożenia, będziemy potrzebować systemów dodatkowych (np. do generowania baz danych, ich weryfikacji, automatyzacji na LinkedIn, wydarzeń online, formularzy, pop-upów, deanominizacji ruchu); należy założyć kwotę na poziomie ~1-4 tys. miesięcznie;
- koszty wdrożenia systemu i głównych zastosowań – początkowe miesiące wymagają intensywnej pracy, więc należy oczekiwać większego wysiłku; jeżeli rozliczamy się w modelu godzinowych, powinniśmy założyć kwotę na poziomie 5-10 tys. przez pierwsze 3-6 miesięcy;
- koszty obsługi i utrzymania systemu – po wdrożeniu, utrzymanie systemu wymaga mniejszych nakładów pracy, więc powinniśmy założyć w przypadku rozliczenia godzinowego, kwotę na poziomie 2-4 tys. zł miesięcznie.
Razem, w zależności do zakresu, na systemy i ich obsługę powinniśmy założyć ciągły wydatek miesięczny od 6 do kilkunastu tysięcy miesięcznie.
6. Długość umowy.
Większość systemów automatyzacji jest oferowanych w ciągu w abonamentach 12-24 miesięcznych, dlatego takiej długości kontraktu powinniśmy oczekiwać.
Jeżeli umowa nie obejmuje systemu, to możliwa jest krótsza długość umowy, nawet od 1 miesiąca; lub nawet w modelu godzinowym.
Podsumowując, wybór dostawcy, pakietu i umowa automatyzacji marketingu jest kluczową decyzją dla każdej firmy, która chce zwiększyć swoją efektywność marketingową i sprzedażową. Kluczowe jest dokładne zrozumienie zakresu oferowanych usług, parametrów systemu, kosztów, podejścia dostawcy do współpracy oraz warunków umowy. Dzięki temu możemy zapewnić, że wybrane rozwiązanie będzie odpowiadać naszym potrzebom, budżetowi i celom biznesowym.
Pamiętajmy, aby wszystkie kluczowe aspekty współpracy były jasno określone w umowie, co pozwoli uniknąć nieporozumień i zapewnić płynną realizację założonych celów.
