RODO i GDPR w automatyzacji marketingu – jak dbają o to dostawcy? Ten wątek trzeba zacząć od stwierdzenia faktu, że niezależnie od podwykonawców i systemów z których korzystasz, za komunikację odpowiadasz Ty, czyli firma, która prowadzi komunikację, lub w imieniu której ta komunikacja jest prowadzona.
Czyli nawet jeżeli kupisz usługę, zapłacisz i ktoś coś robi wszystko bez twojej wiedzy, to nadal odpowiedzialność jest po Twojej stronie. Tą odpowiedzialność możesz przesunąć na dostawcę za pomocą umowy, natomiast jest to przesunięcie wtórne – oznacza to, że Ty najpierw poniesiesz odpowiedzialność, a później możesz od podwykonawców dochodzić swoich praw.
Jak dostawca automatyzacji marketingu dba o RODO i GDPR? Odpowiedź na pytanie składa się dwóch części. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdej z nich.
RODO i GDPR w automatyzacji marketingu – odpowiedzialność po stronie dostawcy systemów automatyzacji
1) Co do zasady: dostawca systemu nie jest odpowiedzialny za prowadzone przez nas działania, natomiast w praktyce, to do niego kierowane mogą być zgłoszenia agencji odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych, do których trafią skargi. Dlatego dostawcy będą wymagać od nas przestrzegania pewnych zasad, pewne reguły na nas rzucą i w skrajnym przypadku, mogą blokować lub ograniczać działanie systemu, jeżeli widzą, że naruszamy zasady.
2) W szczególności: dostawca systemu może narzucać nam dodanie stopki „unsubscribe”, będzie monitorować statystyki prowadzonej przez nas komunikacji, w zakresie zgłoszeń SPAM, zgłoszeń Unsubscribe, statystyki soft bounse i hard bounce.
3) W przypadku, gdy wyniki naszych działań będą kiepskie, może ograniczyć funkcje naszego konta, wezwać nas do wskazania źródeł baz danych, udowodnienia posiadania zgód marketingowych. Jeżeli nie będziemy potrafili wytłumaczyć się z wyników, może ograniczyć funkcje systemu, zablokować wybrane bazy lub nawet wyłączyć naszą instancję systemu.
RODO i GDPR w automatyzacji marketingu – odpowiedzialność po stronie agencji obsługującej automatyzację marketingu
Tutaj należy podzielić dostawców na dwie grupy, w zależności od ich modelu pracy.
Dostawca pracujący w modelu Black – Box
Są to firmy, którym możemy zlecić wybrane działania i zazwyczaj będą je one realizować bez naszej wiedzy i wglądu w proces, będą jedynie dzielić się z nami efektami tego procesu. W takim przypadku nie wiemy, jak wygląda kwestia RODO i mamy ograniczone możliwości weryfikacji. Musimy ufać w zapewnienia dostawcy, że prowadzi działania zgodnie z wymaganiami.
Dostawcy pracujący w modelu White – Box
Są to firmy takie jak Flowmore, które transparentnie realizują wszystkie działania wspólnie z klientami, oraz gdzie klienci mają dostęp do wszelkich działań i kampanii.
Na takiego dostawcę możemy liczyć, że zna wymagania RODO i GDPR oraz będzie działać zgodnie z wymaganiami i polityką naszej firmy.
Dostawca pracujący w modelu White – Box pomoże nam zgodnie z naszymi wymaganiami:
– dokumentować zbierania zgód marketingowych;
– zarządzać zgodami i ich usuwaniem;
– zintegrować dane według typów zgód z różnych systemów;
– zbudować bazy;
– prowadzić kampanie ukierunkowane na pozyskanie zgód;
– obsługiwać zgłoszenia RODO i GDPR.
Dostawca działający w modelu White – Box pomoże nam przełożyć naszą politykę RODO na działania w systemie automatyzacji, oraz skutecznie współpracować z dostawcą systemu automatyzacji.
Podsumowując, odpowiednie zarządzanie RODO i GDPR w automatyzacji marketingu wymaga nie tylko świadomości przepisów prawnych, ale także strategicznej współpracy z dostawcami systemów i agencjami obsługującymi automatyzację. Kluczowym elementem jest wybór odpowiedniego dostawcy, który działa zgodnie z modelem transparentnym, czyli White-Box, co pozwala na pełną kontrolę nad procesami i zgodność z przepisami. Dzięki temu firmy mogą skutecznie minimalizować ryzyko związane z naruszeniem ochrony danych, a także budować zaufanie swoich klientów poprzez transparentne i zgodne z prawem praktyki marketingowe. Współpraca oparta na jasnych zasadach i transparentności umożliwia nie tylko zgodność z RODO i GDPR, ale także optymalizację działań marketingowych w zgodzie z wartościami i polityką firmy.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, jak w automatyzacji marketingu zapewnić bezpieczeństwo danych – daj nam znać 👇
