W tym artykule pokażę, jak naprawdę wygląda mój dzień pracy przy projektach B2B – od operatywki o 8:00 do połączenia kropek o 18:00. Co więcej, dowiesz się, dlaczego szczerość w komunikacji to nie słabość, lecz największa przewaga konkurencyjna, i jak jeden telefon może otworzyć trzy różne projekty.

Dla kogo ten tekst: dla dyrektorów sprzedaży i CEO firm B2B, którzy planują ekspansję (zwłaszcza międzynarodową) i zastanawiają się, czy pre-sales to funkcja, którą warto zbudować wewnątrz, czy zlecić na zewnątrz.

Pre-sales a sprzedaż – dlaczego to nie to samo (i dlaczego to ma znaczenie)

Przez lata obserwuję ten sam błąd w rozumieniu relacji Pre-sales a sprzedaż: firmy zatrudniają "pre-salesów", dają im prowizyjne cele i oczekują zamykania transakcji. W efekcie pojawia się presja, wypalenie, spalony pipeline i klienci, którzy czują, że "znowu ktoś chce im coś wciską".

Pre-sales a sprzedaż to różnica między diagnozą a receptą.

Moja praca polega na rozmowie, zbieraniu informacji, budowaniu relacji i zastanawianiu się, czy w ogóle mogę komuś pomóc – co idealnie wpisuje się w aktualne trendy zachowań kupujących B2B, którzy według badań Gartnera poświęcają zaledwie 17% czasu na spotkania z dostawcami, a większość procesu (45%) opierają na własnym researchu.

Natomiast sprzedaż to efekt uboczny – nie cel. Jeśli po rozmowie wychodzi, że nie mam dla prospekta rozwiązania, mówię wprost. Podobnie, jeśli wychodzi, że potrzebuje czegoś innego niż projekt, dla którego dzwonię – łączę go z właściwym człowiekiem lub firmą.

To podejście ma konkretne konsekwencje biznesowe:

  • konwersja z rozmowy do spotkania: ~35-40% (branża IT/produkcja, C-level);
  • czas od pierwszego kontaktu do spotkania: 7-14 dni (ponieważ nie naciskam, tylko buduję wartość);
  • powtarzalność: prospekci wracają po miesiącach, gdyż pamiętają szczerość.

Pre-sales a sprzedaż w praktyce: anatomia dnia pracy frameworkiem PREP-CALL-CONNECT

Zarządzam siedmioma projektami jednocześnie. Każdy w innej branży, każdy z innym decydentem (CEO, HR, CMO). Dlatego, aby się nie pogubić i zachować autentyczność, stosuję prosty framework:

1. PREP (Przygotowanie operacyjne)

Dzień zaczynam od operatywki – 30-60 minut, zanim wykonam pierwszy telefon.

Co robię:

  • sprawdzam, gdzie mam zaległości (umówione follow-upy, obietnice wysłania materiałów);
  • weryfikuję listę nowych leadów pod kątem zgodności z projektem (np. Software House specjalizujący się w aplikacjach mobilnych → szukam firm, które mają starą aplikację lub jej nie mają);
  • przygotowuję listę 20 firm na dany dzień.

Jak weryfikuję prospekta (checklist):

  • Czy decydent (prezes, dyrektor) dalej jest na tym stanowisku?
  • Co firma robiła w ostatnich 6-12 miesiącach? (raporty kwartalne, komunikaty prasowe, aktualności branżowe)
  • Czy planują inwestycje, wdrożenia, ekspansję?
  • Czy mam służbowy czy prywatny numer? (kontekst pierwszego kontaktu)
  • Czy kiedyś się gdzieś spotkaliśmy? (LinkedIn, wydarzenie, wspólny znajomy)

Ta weryfikacja zajmuje 3-5 minut na firmę. Łącznie, po 20 firmach mam ~90 minut pracy. Innymi słowy, bez tego kroku wchodzę "na zimno" – i natychmiast słychać, że nie zrobiłem pracy domowej.

2. CALL (Rozmowa oparta na diagnozie – kluczowa różnica Pre-sales a sprzedaż)

Nie dzwonię, żeby sprzedać. Zamiast tego, dzwonię, żeby dowiedzieć się, co się dzieje.

Typowa struktura rozmowy (5-12 minut):

  • kim jestem i dlaczego dzwonię (wprost, bez ściemy);
  • pytanie o kontekst: "Czytałem, że wdrażacie nowy system ERP. Jak to się ma do waszych planów na aplikacje mobilne?";
  • słuchanie. To kluczowy moment – prospekt często mówi o czymś zupełnie innym niż zakładałem;
  • diagnoza potrzeby: "Czy to w ogóle jest dla was temat teraz, czy raczej za pół roku?";
  • jeśli TAK → ustalam następny krok (spotkanie, materiały, intro do klienta);
  • jeśli NIE → pytam, co faktycznie jest dla nich priorytetem.

Przykład z życia wzięty: Dzwonię do dyrektora dużej firmy dystrybucyjnej w sprawie usług IT (założenie: potrzebują wsparcia software). W ciągu 2 minut dowiaduję się, że mają olbrzymi wewnętrzny dział IT i nic nie zlecają na zewnątrz. Martwy temat. Jednak w kolejnych 5 minutach prezes mówi: "Mamy problem z rekrutacją do serwisów w całej Polsce. Agencja nas zawiodła." Wtedy łączę go z agencją rekrutacyjną z mojego portfolio. Miesiąc później – umowa. Oczywiście, to nie był projekt, dla którego dzwoniłem, ale właśnie dlatego skuteczny pre-sales polega na elastyczności i łączeniu kropek.

3. CONNECT (Łączenie projektów i zasobów)

Po rozmowach (15-20 dziennie, realistycznie 8-12 merytorycznych) następuje faza podsumowania:

  • wysyłam maile follow-up (obiecane materiały, potwierdzenia spotkań);
  • aktualizuję CRM (notatki, kolejne kroki, terminy);
  • łączę kropki: czyli jeśli prospekt potrzebuje czegoś, czego nie mam w aktualnym projekcie, sprawdzam pozostałe 6 projektów lub kontakty z sieci.

To podejście generuje ~20-30% dodatkowych okazji poza pierwotnymi założeniami projektu. Niemniej jednak, wymaga jednego: szczerości i braku konfliktu interesów.

Szczerość jako przewaga konkurencyjna (i operacyjna konieczność)

Prowadzę siedem projektów. Co więcej, rozmawiam z ~60-80 nowymi osobami tygodniowo. Właśnie dlatego, gdybym każdemu opowiadał coś innego, po prostu bym się w tym pogubił.

Dlatego zawsze mówię prawdę:

  • jeśli dzwonię w imieniu klienta (np. Software House), przedstawiam się wprost: "Współpracuję z firmą X, szukamy…";
  • jeśli dzwonię w imieniu Flowmore (automatyzacja marketingu, pre-sales), też mówię wprost;
  • jeśli nie mam rozwiązania dla danego prospekta, mówię: "To nie jest dla was temat teraz, ale mogę połączyć z kimś innym, jeśli…".

Konsekwencje operacyjne:

  • zero ryzyka "spalenia" kontaktu kłamstwem;
  • zero wysiłku na "pamiętanie, co komu powiedziałem";
  • prospekci dzwonią zwrotnie po miesiącach/latach, ponieważ pamiętają szczerość.

Konsekwencje biznesowe:

  • budowa długoterminowej sieci (kontakty "na przyszłość");
  • możliwość pracy z konkurencyjnymi klientami w różnych projektach (bo nie ma konfliktu – wszystko jest transparentne).

Dlaczego nie każdy pre-sales pasuje do każdego projektu

Mam swoją niszę: duży biznes, decydenci C-level, branże produkcyjne, dystrybucyjne, IT. Najlepiej czuję się w rozmowach z ludźmi, którzy "czują biznes" – właściciele, prezesi, dyrektorzy zarządzający. Nie interesuje mnie presja ani prowizja. Za to interesuje mnie rozmowa z kimś, kto podejmuje decyzje i ma realny wpływ.

Z drugiej strony, mamy pre-salesów, którzy są świetni w rozmowach z:

  • HR-ami (projekty szkoleń menedżerskich, rekrutacja);
  • CMO/szefami marketingu (agencje marketingowe, automatyzacja);
  • Dyrektorami IT (wdrożenia systemów, integracje).

Każdy ma swoją niszę, ponieważ próba "uniwersalnego pre-salesa" kończy się przeciętnością. Dlatego też, jeśli planujesz budować funkcję pre-sales wewnątrz firmy, zatrudniaj pod konkretny profil prospekta, nie "ogólnie do sprzedaży".

Podsumowanie: Pre-sales a sprzedaż to inwestycja, nie koszt

Dzień pracy pre-salesa to:

  • operatywka: weryfikacja 20 firm, 90 minut przygotowania;
  • rozmowy: 8-12 merytorycznych połączeń, 5-12 minut każde, diagnostyka potrzeb;
  • łączenie: follow-upy, intro, dopasowanie do projektów (często innych niż założenie).

Jeśli robisz to dobrze, efekty przychodzą w 30-90 dni:

  • umówione spotkania dla handlowców (MQL/SQL);
  • dane o rynku (co prospekci mówią o trendach, problemach, konkurencji);
  • sieć kontaktów na przyszłość.

Natomiast jeśli robisz to źle (presja, prowizja, brak przygotowania), spalasz kontakty i budujesz złą reputację.

Pre-sales a sprzedaż to nie semantyka – to fundamentalna różnica w podejściu. Podczas gdy pierwsza buduje zaufanie i wartość, druga zamyka transakcje. Oczywiście, obie są potrzebne. Jednakże, jeśli zaczniesz od sprzedaży, nigdy nie zbudujesz relacji.

FAQ

Ile czasu zajmuje przygotowanie do jednej rozmowy z decydentem?

3-5 minut weryfikacji firmy i prospekta (raporty, aktualności, LinkedIn). Bez tego wchodzisz "na zimno" i natychmiast słychać brak przygotowania.

Jak często dzwonisz do tego samego prospekta, jeśli nie ma zainteresowania?

Jeśli wprost powiedział "nie teraz" – zaznaczam follow-up za 3-6 miesięcy. Jeśli powiedział "w ogóle nie" – zostawiam kontakt w sieci, ale nie naciskam. Presja niszczy relacje.

Czy pre-sales może działać zdalnie na rynki zagraniczne?

Tak. W Flowmore mamy pre-salesów na cały świat (lub rekrutujemy pod projekt). Niemniej jednak, kluczowe są: język, znajomość kultury biznesowej i dostęp do rzetelnych baz kontaktów.

Jakie narzędzia używasz do zarządzania projektami i kontaktami?

CRM (integracja z telefonią), bazy danych prospektów, arkusze do planowania operatywki. Bez CRM trudno zarządzać 7 projektami i ~300 aktywnymi kontaktami.

Czy pre-sales zwraca się finansowo w pierwszym kwartale?

Rzadko. Faktycznie, tu właśnie leży sedno różnicy Pre-sales a sprzedaż. Typowy cykl: 1-2 miesiące budowania pipeline'u, 3-6 miesięcy do pierwszych transakcji. Zatem, jeśli oczekujesz ROI w 30 dni, pre-sales nie jest dla ciebie – to inwestycja długoterminowa.