Automatyzacja marketingu jest kluczowym elementem w strategii wielu firm, pozwalającym na usprawnienie komunikacji z klientami oraz optymalizację działań marketingowo-sprzedażowych. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, jakie są koszty automatyzacji związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemów oraz usługi automatyzacji marketingu.

Grupy i etapy kosztów automatyzacji marketingu

Koszty automatyzacji marketingu można podzielić na dwie główne grupy oraz etapy, które wpływają na całkowity budżet potrzebny do realizacji strategii.

Grupy kosztów:

• system automatyzacji i systemy towarzyszące
• praca zespołu posiadającego kompetencje w automatyzacji

Etapy procesu:

• etap wdrożenia
• etap obsługi i utrzymania systemu

Jakie są koszty systemu automatyzacji?

Koszty systemu automatyzacji marketingu mogą być bardzo zróżnicowane, w zależności od tego, jakie narzędzie wybierzemy. Ogólnie powinniśmy założyć, że koszt systemu będzie wahać się w granicach od 0.5 do 2 zł/kontakt/rok. To znaczy, że jeżeli w naszej bazie mamy 50 tysięcy kontaktów, to koszt systemu wyniesie od 25-100 tys zł rocznie. 

Można byłoby założyć, że gdy nasza baza to tylko kilka tysięcy kontaktów, to wtedy rocznie zapłacimy kilka tysięcy złotych, niestety tak nie jest. Każdy system zawiera pewien koszt początkowy, który zazwyczaj zaczyna się w granicach 2-5 tys/mies.

Droższe systemy co do zasady posiadają więcej funkcji zintegrowanych oraz gotowych integracji z innymi systemami, więc można założyć, że po prostu są lepsze, natomiast nie zawsze jest to prawda. 

Systemy korporacyjne są jednymi z najdroższych, ze względu na wysokie możliwości integracji i personalizacji, co niekoniecznie jest ważne dla większości małych i średnich firm.

Warto także zwrócić uwagę na długość kontraktu, który zazwyczaj wynosi 12 miesięcy. Tylko nieliczne wiodące systemy pozwalają nam na kontrakt miesięczny, a w pozostałych przypadkach dodatkowo musimy zobowiązać się do rocznego używania.

Na koniec pozostaje kwestia opłaty za wdrożenie, która w praktyce obejmuje wsparcie dedykowanego systemu w uruchomieniu narzędzia. Większość systemów go nie wymaga, natomiast wiodące narzędzia wiedzą, że dobre wdrożenie jest gwarancją zadowolenia klienta, dlatego narzucają dodatkowy koszt rzędu 10-30 tysięcy z tytułu wdrożenia.

Podsumowując: 

W zależności od wielkości bazy, którą dysponujemy i chcemy dysponować, powinniśmy założyć kwotę na system automatyzacji w kwocie nie mniejszej niż 2-4 tys/mies. w ramach rocznego kontraktu.

Jakie są systemy automatyzacji?

Podamy teraz kilka przykładów:

• SharpSpring by Constant Contact (tego systemu używamy we Flowmore)
• Hubspot
• SalesManago
• ActiveCampaign
• User.com
• Eloqua
• SalesForce
• Marketo

Są na rynku także systemy, które posiadają ograniczone lub częściowe funkcjonalności, zazwyczaj w formie modułu automatyzacji w systemie e-mail marketingu lub modułu automatyzacji dla CRM-a sprzedażowego. Takie rozwiązania mogą sprawdzić się, gdy zależy nam na wyłącznie wybranych zastosowaniach automatyzacji i ich miesięczny koszt nie będzie przekraczać 1 tys zł/mies.

Oto ich przykłady:

• Outfunnel (dla CRM-a Pipedrive)
• Freshmail (e-mail marketing z podstawową automatyzacją marketingu)

Systemy towarzyszące

W zależności zastosować automatyzacji, możemy potrzebować dodatkowych systemów, które rozszerzą lub wzmocnią kompetencje podstawowego systemu. Ta grupa systemów może obejmować:

Systemy do tworzenia baz danych

Np. Apollo – dzięki nim możemy rozszerzać i wzbogacać posiadane bazy danych.

Systemy do weryfikacji baz danych

Np. KickBox – są niezbędne do weryfikowania jakości naszej bazy. Jeżeli weryfikujemy ją za pomocą naszego systemu automatyzacji komunikując się z bazą, to ryzykujemy pogorszenie ratingu naszych domen, a nawet blokadę kont.

Rozgrzewanie skrzynek e-mail

Np. Instantly – dzięki nim skrzynki e-mail, które wykorzystujemy do komunikacji, będą mieć wysokie ratingi i nasze kampanie będą skuteczniej docierać do odbiorców.

Narzędzia AI

Np. Chat GPT – dzięki nim w szczególności możemy automatycznie spersonalizować naszą bazę danych, np. przez dodawanie do imion odbiorców wersji w dopełniaczu czy celowniku oraz zwrotów grzecznościowych typu „Pan/Pani”. Taka synergia sprawi, że nasze kampanie będą naturalne i przyjemne w odbiorze.

Automatyzacja LinkedIn

Np. SkyLead – dzięki nim możemy rozszerzyć nasze działania w platformie LinkedIn, co pozwala nam na skuteczniejsze dotarcie i bardziej zróżnicowane kampanie.

Deanonimizacja ruchu

Np. Albacross – dzięki nim możemy rozpoznawać podmioty poruszające się po naszej stronie WWW, co pozwala nam na łączenie tych danych z naszymi kampaniami i rozpoznawanie MQL-i oraz inicjowanie dodatkowych kampanii.

Zaawansowane formularze

Np. PaperForm – każdy system automatyzacji zawiera wbudowane formularze, natomiast jeżeli potrzebujemy w naszych działaniach zaawansowanych funkcji (np. częściowe wypełnienie, podstrony, scenariusze), to niezbędne są dodatkowe narzędzia.

Pop-upy

Np. Sleeknote – adekwatnie jak w przypadku formularzy, większość systemów automatyzacji posiada wbudowany podstawowy moduł formularzy, natomiast zazwyczaj jest on niewystarczający, jeżeli chcemy prowadzić zaawansowane kampanie.

Chatbot

Np. Tidio – jeżeli wybrany przez nas system nie posiada wbudowanego chatbota, a mamy specyficzne wymagania, to warto sięgnąć po dodatkowe narzędzie.

RODO

Np. Osano – jeżeli działamy na całym świecie i wymagamy zaawansowanego zarządzania zgodami, zgodnego z różnymi systemami prawnymi, dodatkowy system, który się tym zajmie, może być niezbędny.

Raportowanie

Np. Databox – jeżeli chcemy w jednym miejscu połączyć dane marketingowe z różnych źródeł (system automatyzacji, Meta, Google) wraz z danymi sprzedażowymi, to niezbędny będzie dodatkowy system analityczny, który umożliwia łączenie różnych danych i kreowanie zaawansowanych raportów.

Integratory

Np. Zapier- umożliwiają nam łączenie systemów między sobą, zarówno głównego systemu automatyzacji z systemami towarzyszącymi, jak i głównego systemu automatyzacji z pozostałymi systemami klienta (CRM-y, ERP-y, e-commerce, itp.).

Cześć systemów automatyzacji (zwłaszcza tych droższych) może posiadać niektóre dodatkowe funkcje na tyle zaawansowane, że nie musimy sięgać po dodatkowe zakupy. W praktyce, przy chęci kompletnego i zaawansowanego wdrożenia możliwości, które daje automatyzacja, powinniśmy założyć że wydamy na nie ok 2 tys/mies. Jeżeli będą to pojedyncze zastosowania, to 1 tys zł/mies. powinien być wystarczający.

Podsumowując systemy:

Należy oczekiwać że systemy automatyzacji (główny i towarzyszące), razem będą kosztować nas nie mniej niż 3-5 tys zł, wybierając rozwiązania budżetowe, i powyżej 5 tys, jeżeli wybierzemy produkty wiodące.

Wdrożenie i utrzymanie systemu automatyzacji

Kompletne wdrożenie i utrzymanie systemu automatyzacji marketingu wymaga zróżnicowanych kompetencji. Wyliczmy je po kolei:

Kompetencje strategiczne

Są niezbędne w szczególności na początku, umożliwiają przygotowanie właściwej struktury systemu, wyboru najbardziej wartościowych zastosowań i adekwatnych narzędzi. Kompetencji tych nie potrzebujemy dużo, natomiast są one najrzadsze i najbardziej wartościowe, ponieważ mają oparcie w wieloletnim doświadczeniu oraz całościowym zrozumieniu tematu automatyzacji. 

Kompetencje taktyczne

Są niezbędne głównie na etapie wdrożenia narzędzi oraz później, gdy uruchamiamy poszczególne zastosowania. Ich istotą jest zarządzanie projektem, co obejmuje planowanie, zlecanie, koordynowanie i rozliczanie prac związanych z uruchomieniem oraz wykorzystaniem systemu. Mają one sens, ponieważ dzięki nim wdrożenie trwa 1 miesiąc zamiast 6 miesięcy, a uruchomienie poszczególnych zastosowań tylko 3 miesiące, zamiast 12 miesięcy.

Kompetencje operacyjne 

Są niezbędne na każdym etapie pracy z systemem i ich istotą jest umiejętność pracy z systemami, znajomość ich funkcji. Osoby operacyjne przekładają plany kampanii i automatyzacji nad funkcje systemu, większość czasu spędzając przed właściwymi systemami. W praktyce trudno jest znaleźć jedną osobę, która posiadałaby wszystkie kompetencje operacyjne (jedynie dedykowani specjaliści od automatyzacji z dużym doświadczeniem) w samych tylko funkcjach głównego systemu automatyzacji (oprócz systemów wspierających).

Kompetencje kreatywne 

Są niezbędne do przygotowania skutecznych schematów kampanii oraz kontentu, który będzie w nich wykorzystywany. W pełni wdrożony systemu automatyzacji umożliwia jednoczesne prowadzenie dziesiątek, a nawet setek kampanii, natomiast żeby było to możliwe, trzeba te kampanie efektywnie wytwarzać i iterować.

Powyższy rozdział w zasadzie pokazuje, dlaczego wdrożenia rzadko odbywają się szybko i bardzo rzadko kończą się pełnym sukcesem, ponieważ mało która osoba inicjująca wdrożenie posiada świadomość czego ono wymaga, oraz jest w stanie zapewnić niezbędne kompetencje.

Koszty wdrożenia systemu automatyzacji marketingu

Poznaj koszty i podejmij rozsądną i najlepsza dla swojego biznesu decyzję.

Własny pracownik 

W praktyce zazwyczaj wybierzemy osobę, która jest specjalistą (i jest to dobra decyzja), niestety spowoduje to, że wdrożenie i uruchomienie funkcjonalności zajmie dłuższy czas. Należy oczekiwać wdrożenia trwającego minimum 3 miesiące i kosztu pracownika na poziomie 8-12 tys. brutto miesięcznie. To znaczy, że powinniśmy założyć budżet na poziomie minimum 30 tys. wyłącznie na koszty pracownika.

Freelancerzy 

Tutaj mamy osoby wyspecjalizowane we wdrożeniach konkretnych systemów, dzięki czemu możemy liczyć na wysoką sprawność operacyjną, natomiast konieczne będzie zaangażowanie zespołu po stronie firmy (co w przypadku pracy pracownika może nie być potrzebne). Należy założyć stawkę w wysokości 100-250 zł/h w zależności od systemu i doświadczenia. Powinniśmy zabudżetować wydatek rzędu 5-15 tysięcy zł plus zaangażowanie zespołu w firmie.

Agencja

Na rynku są obecne agencje wyspecjalizowane we wdrożeniach poszczególnych systemów. Mają one często kompleksowe kompetencje i spore doświadczenie. Musimy liczyć się ze stawką 200-400 zł/godz. i z całkowitym budżetem rzędu 10-30 tys. złotych.

Koszty utrzymania systemów automatyzacji marketingu

W zależności od liczby zastosowań i kampanii, które chcemy realizować, skala obsługi i utrzymania może być zróżnicowana. Jeżeli już podejmujemy wysiłek wdrożenia systemu automatyzacji, co wiąże się z materialną pracą i kosztem, warto założyć, że będziemy go intensywnie wykorzystywać. W takim przypadku należy przyjąć następujące założenia:

Własny pracownik

W zależności od doświadczenia osoby, powinniśmy założyć koszt od 0.25 do 0.5 etatu, co przekłada się na koszt wynagrodzenia od 2.5 do 7 tys./mies.

Freelancer 

Stawki będą podobne, jak przy wdrożeniu i możemy pracować w ramach stałej współpracy lub w ramach rozliczenia godzinowego. Należy zakładać wydatek rzędu 2-4 tys./mies.

Agencja 

Stawki będą podobne, jak przy wdrożeniu i zazwyczaj obsługa będzie w formie abonamentu, więc warto założyć kwotę od 4 tys zł w górę.

Podsumowując:

Koszty wdrożenia automatyzacji: w zależności od scenariusza powinniśmy zabudżetować kwotę 10-15 tys. zł.
Koszty utrzymania automatyzacji: w zależności od scenariusza powinniśmy zabudżetować 3-5 tys./mies.

Całkowity koszt wdrożenia automatyzacji marketingu, na który składają się systemy i obsługa:

• Wdrożenie: 10-15 tys.
• Utrzymanie: 6-10 tys./mies.

Można także skorzystać z oferty kompleksowej od Flowmore, która w ramach jednego abonamentu zawiera:

• wysokiej klasy główny system automatyzacji SharpSpring Constant Contact 
• wszystkie systemy towarzyszące 
• obsługę zaawansowanej agencji automatyzacji obejmujące wdrożenie w 4 tygodnie

Taki pakiet, którego wartość rynkowa to nieomal dwadzieścia tysięcy złotych miesięcznie, a w ofercie Flowmore można ją wybrać za jedyne od 7990 zł./mies., sprawdź>>.

Automatyzacja marketingu to inwestycja, która wymaga przemyślanego planowania i zrozumienia związanych z nią kosztów. Wybór odpowiedniego rozwiązania i modelu współpracy może znacząco wpłynąć na skuteczność i opłacalność całego procesu, co jest kluczowe w kontekście konkurencyjności na rynku B2B.