Co operacyjnie musimy zrobić, żeby wdrożyć system automatyzacji?

By wdrożyć system automatyzacji marketingu musimy krok po kroku przejść przez kilka etapów operacyjnych. Co należy zrobić? Trzeba po kolei:

• Skonfigurować system
• Przygotować bazy danych
• Przygotować komunikację
• Przygotować materiały merytoryczne
• Przygotować kampanię i je poprowadzić.

Nie wykonamy powyższych kroków bez odpowiedniej wiedzy na temat: 

• naszych celów
• określenia zaangażowania zespołu i jego roli
• procesu marketingowo-sprzedażowego
• pól w bazie danych
• posiadanych aktywów marketingowych
• kanałów wejścia
• kanałów wyjścia
• posiadanych systemów
• realizowanych aktualnie sekwencji komunikacyjnych
• scoringu
• person
• produktów
• posiadanych baz danych 
• konkurencji
• historycznych doświadczeń 
• aktualnych ścieżek działania.

A żeby to było możliwe, musimy zgromadzić w zespole osoby odpowiedzialne za:

• decyzje - mogą podjąć decyzje na temat brakujących informacji oraz, np. na temat harmonogramu kampanii;
• sprzedaż - posiadające wiedzę na temat procesu, segmentów klientów i ich potrzeb oraz odpowiedzialne za obsługę kontaktów przychodzących;
• bazy danych - mają dostępy, możliwość eksportu, zmian; 
• integracje - posiadające możliwość łączenia systemów, wprowadzania zmian na stronie i domenie;
• kampanie płatne - prowadzenie kampanii za pomocą systemów reklamowych Meta Ads, LinkedIn Ads, Google Ads, itp.;
• grafiki - tworzenie aktywów graficznych i wideo;
• treści pisane - tworzenie treści merytorycznych nadających się do publikacji;
• Social media - tworzenie, dodawanie i moderowanie postów, obsługa profili;
• kalendarz publikacji i kampanii - decyzje na temat kolejności prowadzenia i realizowania działań w poszczególnych kanałach;
• oferty i promocje - specjalne oferty i kampanie marketingowe oraz sprzedażowe;
• wydarzenia - konferencje, targi, szkolenia.

To nie muszą być różne osoby. Mogą to być też osoby spoza organizacji (dostawcy, freelancerzy). W praktyce są to przedstawiciele działu sprzedaży (osoby zarządcza i operacyjna) oraz różne osoby z marketingu (typowo 1-2 osoby z organizacji i podwykonawcy/agencje).

Osoby potrzebne do wdrożenia automatyzacji

Oprócz tych osób potrzebujemy oczywiście wybrać osoby odpowiedzialne za wdrożenie automatyzacji. Tutaj potrzebne są nam specjaliści o różnych kompetencjach.

Kompetencje strategiczne

Są niezbędne w szczególności na początku, umożliwiają przygotowanie właściwej struktury systemu, wyboru najbardziej wartościowych zastosowań i adekwatnych narzędzi; tych kompetencji nie potrzebujemy dużo, natomiast są one najrzadsze i najbardziej wartościowe, ponieważ mają oparcie w wieloletnim doświadczeniu i całościowym zrozumieniu tematu automatyzacji.

Kompetencje taktyczne 

Są niezbędne głównie na etapie wdrożenia narzędzi oraz później gdy uruchamiamy poszczególne zastosowania; ich istotą jest zarządzanie projektem, co obejmuje planowanie, zlecanie, koordynowanie i rozliczanie prac, związanych z uruchomieniem i wykorzystaniem systemu; mają one sens ponieważ dzięki nim, wdrożenie trwa 1 msc, zamiast 6 msc, a uruchomienie poszczególnych zastosowań 3 msc, zamiast 12;

Kompetencje operacyjne 

Są niezbędne na każdym etapie pracy z systemem i ich istotą jest umiejętność pracy z systemami, znajomość ich funkcji; osoby operacyjne przekładają plany kampanii i automatyzacji, na funkcje systemu, większość czasu spędzając przed właściwymi systemami; w praktyce trudno jest znaleźć jedną osobę która posiadałaby wszystkie kompetencje operacyjne (jedynie dedykowani specjaliści od automatyzacji z dużym doświadczeniem); oprócz systemów wspierających, w samych tylko funkcjach głównego systemu automatyzacji; 

Kompetencje kreatywne 

Są niezbędne do przygotowania skutecznych schematów kampanii oraz kontentu który będzie w nich wykorzystywany. W pełni wdrożony systemu automatyzacji umożliwia jednoczesne prowadzenie dziesiątek a nawet setek kampanii, natomiast żeby było to możliwe, trzeba te kampanie efektywnie wytwarzać i iterować.

Wdrożenie automatyzacji możemy zrobić własnymi zasobami, jeżeli posiadamy, czy pozyskamy kompetentny zespół, lub ze wsparciem agencji (takiej jak Flowmore>>) lub także za pomocą freelancerów. Projekty wdrożeniowe prowadzone przez Flowmore typowo angażują razem 5-10 osób o powyższej wiedzy i wyliczonych kompetencjach.