Ten artykuł odpowiada na pytania, które często pojawiają się podczas wdrożeń CRM czy codziennej pracy z zespołem sprzedaży. Kiedy tworzyć jeden account, a kiedy wiele? Czy zawsze warto go zakładać? I dlaczego dobry account potrafi uchronić Twój zespół przed przepaleniem leadów?

Czym jest account w CRM?

Zanim przejdziemy do strategii i przykładów, warto zrozumieć fundamenty. W tym rozdziale tłumaczymy, czym naprawdę jest account w CRM – i dlaczego to coś więcej niż tylko wizytówka firmy. To kluczowy element logicznego i skutecznego modelowania relacji z klientami.

Nie tylko firma, ale też sposób myślenia o relacji

Account w CRM to jednostka organizacyjna, która reprezentuje firmę, z którą prowadzimy relację biznesową. Może to być klasyczna firma, holding, lokalny oddział międzynarodowej korporacji, a w niektórych przypadkach – nawet konkretna lokalizacja, jak budynek biurowy.

Ten poziom reprezentacji w CRM pozwala nam lepiej zrozumieć i uporządkować relacje, jakie prowadzimy z danym podmiotem. W praktyce nie jest to tylko karta firmy – to punkt centralny, wokół którego organizujemy wszystkie działania: kontakty, szanse sprzedaży, komunikację, notatki czy przypisania zespołu.

Kiedy tworzyć wiele accountów?

Nie każda firma w Twojej bazie danych to tylko jeden wpis. Czasem jedna organizacja to pięć różnych jednostek, oddziałów lub lokalizacji. W tej części przyglądamy się, kiedy warto rozdzielać accounty i na jakiej podstawie podejmować decyzje.

Klasyczne i nietypowe przypadki

To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Kiedy jeden account, a kiedy wiele? Oto przykłady:

Przypadek korporacyjny: Coca-Cola

Czy oddział Coca-Coli w Warszawie, zakład produkcyjny pod miastem i biuro w Krakowie to jeden account? To zależy. Jeśli każdy działa samodzielnie, warto rozdzielić je na 3 accounty – szczególnie gdy fakturowanie, decyzje zakupowe i kontakt z handlowcem przebiegają niezależnie.

Przypadek usługowy: czyszczenie klimatyzacji w biurowcach

To świetny przykład z praktyki. Klientem jest deweloper, właściciel budynku, ale osobami inicjującymi zapytania są pracownicy firm wynajmujących tam biura. W takim przypadku sensowny może być podział accountów per budynek, a nie per firma.

Podział regionalny: według województw

W niektórych modelach sprzedażowych (np. rozbudowany dział sprzedaży w Polsce) warto dzielić accounty nawet według regionu lub województwa, by lepiej przypisać handlowców. Na rynkach zagranicznych – gdzie na początku działa tylko jeden handlowiec – wystarczy często jeden account na kraj.

Podział branżowy

Firma może prowadzić sprzedaż do różnych branż – np. ubezpieczeniowej, medycznej czy logistycznej – i przypisywać accounty do konkretnych handlowców według tych kryteriów. To ułatwia analizę rynku i dopasowanie komunikacji.

Po co w ogóle tworzyć accounty?

Accounty to nie tylko porządek – to także dane, które napędzają Twój rozwój. Tu pokazujemy, jak tworzenie accountów wpływa na lepszą segmentację, analizę rynku i podejmowanie trafniejszych decyzji sprzedażowych i marketingowych.

Segmentacja, analiza, strategia

Tworzenie accountów daje kilka kluczowych korzyści:

  • Lepsza struktura bazy danych – oddzielenie organizacji od kontaktów;
  • Dokładniejsza segmentacja – wg branży, lokalizacji, potencjału;
  • Możliwość analizowania bazy według firm, a nie tylko liczby kontaktów;
  • Precyzyjne przypisanie leadów i działań sprzedażowych.

Nie liczba kontaktów w CRM decyduje o Twoim potencjale sprzedażowym – tylko liczba właściwie zdefiniowanych accountów.

Dzięki takiemu podejściu możesz dokładnie określić, z ilu faktycznych firm składa się Twoja baza. Przykład? 2000 kontaktów w CRM może oznaczać tylko 100 firm – wtedy średnio 20 kontaktów przypada na jeden account.

Account w CRM a sprzedaż

Jakie znaczenie ma account dla Twojego zespołu handlowego? W tym rozdziale dowiesz się, jak przypisywać działania sprzedażowe do firm, a nie osób, oraz jak dzięki temu poprawić efektywność i zmniejszyć ryzyko pomyłek.

Koncentracja działań i eliminacja chaosu

Sprzedaż to nie sztuka masowej komunikacji – to sztuka precyzyjnego trafienia z komunikatem. I właśnie w tym pomaga account w CRM.

Zamiast prowadzić 20 równoległych rozmów z pracownikami jednej firmy, koncentrujesz się na właściwych osobach. W notatkach, zadaniach i kampaniach masz widoczność na poziomie organizacji, a nie pojedynczych kontaktów.

Granulacja a przypisanie zespołu

Accounty pozwalają przypisywać leady, działania i odpowiedzialność do konkretnych handlowców. W Polsce – regionalnie. Za granicą – globalnie. W branżach – specjalistycznie.

Jak nie przypalić leadów? Rola accountu w higienie danych

Przepalony kontakt to utracona szansa. W tej części omawiamy, jak zarządzanie danymi na poziomie accountu pomaga chronić wartościowe leady, prowadzić działania z głową i budować trwałe relacje z firmami – a nie tylko z osobami.

Zarządzanie kontaktami w ramach jednej firmy

Załóżmy, że pierwsza rozmowa była z inżynierem, który polecił kontakt do asystentki, a ta do CFO. Zamiast tworzyć osobne szanse dla każdej z tych osób, tworzysz jedną szansę przypisaną do accountu i budujesz historię działań wokół całej organizacji.

Nie wysyłasz newslettera do każdego – tylko do właściwych osób. Masz kontrolę. A CRM działa jak centrum dowodzenia.

Czy zawsze warto tworzyć accounty?

Są sytuacje, w których tworzenie accountów ma sens – i takie, w których lepiej tego unikać. Tutaj pokazujemy, kiedy warto inwestować czas w modelowanie struktury klientów w CRM, a kiedy lepiej postawić na prostsze podejście.

Odpowiedź brzmi: w B2B – tak

W przypadku firm działających w modelu B2B, szczególnie z ofertą złożoną lub wieloetapową sprzedażą – tworzenie accountów to podstawa.

W modelach B2C – zazwyczaj nie. Ale jeśli obsługujesz np. partnerów lub afiliantów – accounty znów wracają na scenę.

Kilka ciekawostek na temat CRM

W poniższych statystykach widać, jak kluczowe jest skuteczne zarządzanie accountami w systemach CRM dla zwiększenia efektywności sprzedaży, poprawy relacji z klientami oraz osiągania lepszych wyników biznesowych.​

  • Wzrost przychodów: Firmy korzystające z systemów CRM odnotowują średnio 41% wzrost przychodów ze sprzedaży oraz 32% redukcję kosztów marketingowych. DemandSage​
  • Zadowolenie klientów: Implementacja CRM prowadzi do 74% poprawy dostępu do danych klientów, co skutkuje lepszą obsługą i zwiększonym zadowoleniem klientów. DemandSage​
  • Zastosowanie AI w CRM: Około 61% firm planuje wdrożyć sztuczną inteligencję do swoich systemów CRM w ciągu najbliższych trzech lat, co ma na celu usprawnienie automatyzacji i personalizacji interakcji z klientami. DemandSage​
  • Zwiększenie produktywności: Przedsiębiorstwa korzystające z CRM doświadczają 300% wzrostu wskaźników konwersji, co prowadzi do większej liczby zamkniętych transakcji. DemandSage

Podsumowanie: dobrze zbudowany account w CRM to oszczędność i skuteczność

Wnioski z całego artykułu zbieramy w jednym miejscu. Jeśli masz zapamiętać tylko jedną rzecz – to właśnie to, że account w CRM to nie techniczny detal, ale strategiczny fundament każdego skutecznego działania sprzedażowego B2B.

Dobrze zaprojektowany system accountów:

  • zwiększa przejrzystość danych,
  • redukuje bałagan i błędy komunikacyjne,
  • pozwala realnie mierzyć efektywność sprzedaży,
  • ułatwia pracę całemu zespołowi.

Account w CRM to Twoje strategiczne narzędzie – używaj go świadomie, a CRM zacznie naprawdę pracować na wyniki.

Masz wątpliwości, jak poukładać swoje accounty w CRM?

Zespół Flowmore chętnie spojrzy na Twoją strukturę i pomoże Ci to zoptymalizować. Skontaktuj się z nami >> – uporządkujemy to raz, a dobrze.