Jakie pytania zadać przed podpisaniem umowy automatyzacji marketingu?

Dlaczego warto pytać przed wdrożeniem?

Zadając odpowiednie pytania przed wdrożeniem automatyzacji marketingu, możesz:

• uniknąć ukrytych kosztów i rozczarowań finansowych;
• zweryfikować, czy wybrane rozwiązanie spełni wymagania Twojej firmy (teraz i w przyszłości);
• upewnić się, że dostawca zapewni odpowiednie wsparcie podczas wdrożenia i po nim;
• sprawdzić kwestie bezpieczeństwa danych i zgodności z regulacjami (co w B2B bywa krytyczne);
• ogółem – potwierdzić, że dokonujesz właściwego wyboru partnera technologicznego.

Poniżej przedstawiamy listę kluczowych pytań, jakie warto zadać potencjalnemu dostawcy marketing automation (oraz sobie samym) przed przed podpisaniem umowy automatyzacji. Ponadto, do każdego pytania dodajemy krótkie uzasadnienie, dlaczego jest istotne i jakich odpowiedzi się spodziewać. Dzięki tej liście lepiej przygotujesz się do rozmów z vendorami i wybierzesz rozwiązanie, które naprawdę zaspokoi potrzeby Twojej organizacji.

Pytania podpisaniem umowy automatyzacji marketingu – lista kontrolna

1. Jakie są całkowite koszty wdrożenia i czy występują ukryte opłaty?

Oferty dostawców marketing automation często składają się z wielu elementów – opłaty licencyjnej (abonamentowej), opłat wdrożeniowych, kosztów szkoleń, a nawet dopłat za dodatkowe moduły. Nie chcesz niespodzianki, gdy po podpisaniu umowy okaże się, że musisz zapłacić ekstra za rzeczy, o których nie było mowy wstępnie.

O co konkretnie zapytać przed podpisaniem umowy automatyzacji?

Dopytaj, czy dostawca pobiera opłatę za początkowe wdrożenie (setup fee). Część firm nalicza jednorazową opłatę implementacyjną. Zapytaj również, czy szkolenie zespołu jest wliczone w cenę, czy wymaga osobnej zapłaty. Uwaga: "wielu dostawców oferuje tylko podstawowe szkolenie gratis, a za pełne przeszkolenie lub zaawansowane warsztaty życzą sobie dodatkowych pieniędzy¹". Upewnij się, jak to wygląda – czy nie ma obowiązkowego płatnego pakietu szkoleniowego na start.

Kolejna rzecz: czy cena obejmuje wszystkie funkcje systemu. Niektóre platformy mają różne plany cenowe z różnym zakresem funkcjonalności – tańsze pakiety mogą nie zawierać np. integracji z CRM albo automatyzacji lead scoringu​. Z góry ustal, które funkcje są dla Ciebie kluczowe i czy są dostępne w oferowanej cenie. Jeśli nie – jakie są koszty upgrade’u do wyższego planu.

Wreszcie, porozmawiaj o polityce cenowej przy rozwoju: co się stanie, jeśli Twoja baza kontaktów urośnie ponad limit? Czy czekają Cię automatyczne dopłaty? Dostawcy stosują modele oparte na liczbie kontaktów lub wysyłanych maili – dopytaj, jakie są progi i opłaty za ich przekroczenie​. Najlepiej, aby cennik był elastyczny i skalował się wraz z Twoim biznesem, bez wysokich skoków kosztów. Transparentność kosztowa jest tutaj kluczowa.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji?

Dobry dostawca przedstawi klarowną strukturę kosztów i nie będzie unikał tematu. Jeśli rozmówca zaczyna lawirować (“to zależy, zobaczymy, proszę się nie martwić”) – to sygnał ostrzegawczy. Odpowiedzi powinny zawierać konkretne kwoty lub przynajmniej widełki. Zwróć uwagę, czy vendor oferuje jakiś okres promocyjny (np. pierwsze 2 miesiące wdrożenia gratis) – to miłe, ale ważniejsze są stałe, długoterminowe koszty. Idealnie, jeśli dostaniesz propozycję ryczałtu “all-inclusive”, gdzie w jednej cenie masz licencję, wdrożenie i podstawowe szkolenie – unikasz wtedy mnożenia faktur.

Podsumowując: Zapytaj o wszystkie składowe kosztów (licencja, wdrożenie, szkolenia, wsparcie, integracje, dodatkowi użytkownicy, przekroczenie limitów) i poproś o ofertę na piśmie zawczasu. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek finansowych po podpisaniu umowy.

2. Czy platforma zapewnia wszystkie potrzebne funkcjonalności w wybranym pakiecie?

Każda firma ma unikalne potrzeby. Dla Ciebie kluczowe mogą być np. automatyczne kampanie wielokanałowe (e-mail + SMS + LinkedIn), zaawansowana analityka ROI czy możliwość tworzenia dynamicznych treści na stronie WWW. Musisz upewnić się, że wybrane narzędzie posiada wszystkie must-have dla Twojego biznesu, lub że da się je łatwo rozszerzyć. Pominięcie tego pytania grozi tym, że po wdrożeniu odkryjesz brak istotnej funkcji – a to oznacza frustrację lub dodatkowe koszty na dokupienie modułu.

O co konkretnie zapytać przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Sporządź listę absolutnie najważniejszych funkcji i przejdź z dostawcą przez tę listę. Zapytaj wprost: “Czy w tym planie cenowym, który nam oferujecie, dostępne jest [X]?”. Przykładowo:

Lead scoring i automatyczne segmentacje – czy platforma to obsługuje i jak bardzo można te reguły dostosować?

Nurturing wielokanałowy – czy obsługujemy tylko e-mail, czy również SMS, powiadomienia push, social media?

Personalizacja treści – czy system potrafi dynamicznie zmieniać zawartość e-maili/stron dla różnych segmentów?

Zaawansowane raporty i dashboardy – czy są gotowe raporty np. pokazujące ROI kampanii, czy integracja z Google Analytics itp.?

Obsługa wielu języków/oddziałów – jeśli działasz na wielu rynkach, czy narzędzie obsłuży wielojęzyczne kampanie, strefy czasowe, wielu administratorów itp.?

Automatyzacja dla sprzedaży – np. sekwencje follow-up dla handlowców, powiadomienia o aktywności leadów (czasem to wchodzi w tzw. Sales Automation, nie każda platforma MA to ma).

Dopytaj też, czy istnieją jakieś limity techniczne – np. maksymalna liczba segmentów, maksymalna liczba warunków w jednej regule automatyzacji, pojemność bazy kontaktów w danym planie. Bywa, że niższe pakiety mają ograniczenia w stylu “max 10 aktywnych kampanii naraz”. Upewnij się, że te limity Cię nie sparaliżują.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji?

Szukaj konkretów i szczerości. Jeśli dostawca mówi “Nie, tego nie mamy” ale od razu proponuje rozwiązanie (np. integrację lub wyższy pakiet), to ok – przynajmniej wiesz, na czym stoisz. Gorzej, gdy ktoś unika odpowiedzi lub bagatelizuje (“no niby nie mamy, ale to mało komu potrzebne”) – a Ty wiesz, że Twojej firmie to potrzebne. W odpowiedziach szukaj też informacji o mapie rozwoju produktu: jeśli jakiejś funkcji nie ma, ale np. planują ją za kwartał, to też cenna informacja.

Warto też dopytać o opinie obecnych klientów – np. czy mają case study firmy podobnej do Twojej, która wykorzystuje te funkcje. To da Ci pewność, że w praktyce wszystko działa. Dostawcy czasem chwalą się, że “87% naszych klientów wykorzystuje pełnię funkcjonalności platformy” – co może świadczyć o tym, że system jest kompletny i użyteczny².​ Jeśli jednak klienci korzystają tylko z ułamka funkcji, to znak, że może reszta jest niepraktyczna lub zbyt skomplikowana.

Podsumowując: upewnij się, że dostajesz narzędzie (usługę, jak np. we Flowmore) zdolne zrealizować Twoje najważniejsze scenariusze marketingowe. Lepiej spędzić godzinę więcej na takiej walidacji, niż potem odkryć lukę, która wymaga zmiany dostawcy albo drogich obejść.

3. Jak przebiega integracja z naszym CRM i innymi systemami?

Dla firm B2B integracja marketing automation z CRM i innymi narzędziami (np. systemem marketingowym, ERP, stroną WWW) to być albo nie być projektu. Automatyzacja nabiera pełnej mocy dopiero gdy dane płynnie przepływają między systemami. Jeśli integracja będzie trudna, kosztowna lub zawodna, Twoje wdrożenie może ucierpieć. Zatem przed podpisaniem umowy musisz wiedzieć, jak łatwo (lub trudno) podłączyć nowy system do Twojego ekosystemu IT.

O co konkretnie zapytać przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Po pierwsze, czy dostawca oferuje gotowe integracje (plug-and-play) z systemami, których używasz. W B2B najczęściej chodzi o CRM – zapytaj np.: “Czy wasze rozwiązanie ma natywną integrację z Microsoft Dynamics 365? Jeśli tak, co ona obejmuje? Czy synchronizuje wszystkie pola, historię aktywności, czy obsługuje dwukierunkową wymianę danych w czasie rzeczywistym?”. Podobnie, jeśli korzystasz z narzędzi webinarowych (Zoom, ClickMeeting), platform CMS (WordPress, Drupal) – dopytaj o te konkretne integracje.

Po drugie, czy integracje są dodatkowo płatne (częściowo to już poruszyliśmy w pytaniu o koszty, ale warto ponowić przy temacie integracji). Bywa, że dostawca udostępnia integrację, ale tylko w najwyższym planie, albo wymaga wykupienia usługi integracyjnej.

Po trzecie, zapytaj jak wygląda proces techniczny integracji. Czy Twój zespół IT będzie musiał programować, czy to kwestia kilku kliknięć i wprowadzenia kluczy API? Ile czasu typowo zajmuje integracja z systemem X? (Doświadczony dostawca powinien umieć oszacować to szybko i sprawnie.

Jeśli Twój zespół nie ma mocnych kompetencji deweloperskich, zapytaj czy dostawca oferuje pomoc w integracji w ramach usługi. To ważne, by nie zostać z integracją “do it yourself”, gdy nie ma kto tego zrobić.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Idealnie, gdy słyszysz: “Tak, mamy gotową integrację z Państwa CRM, wdrożyliśmy ją u wielu klientów, zajmuje to tydzień i jest to wliczone w cenę wdrożenia”. Wtedy wiesz, że problem z głowy. Jeśli jednak odpowiedź brzmi np.: “Integracja jest możliwa przez nasze API, ale musicie Państwo to sami zaimplementować lub zlecić partnerowi” – upewnij się, że masz zasoby na taką pracę (i policz jej koszt). Dopytaj też, czy integracja będzie realizowała konkretne scenariusze: np. tworzenie leadów w CRM z formularzy na stronie, aktualizowanie statusów leadów po akcji handlowca, przenoszenie danych o transakcjach z CRM do segmentacji marketingowej itd.

Zwróć uwagę, czy dostawca wspomina o stabilności i bezpieczeństwie integracji. Czy zapewniają wsparcie, gdyby integracja przestała działać po aktualizacji systemu? Czy monitorują wymianę danych? Te szczegóły są ważne, bo integracja to krwioobieg Twojego systemu – musi być niezawodna.

Na koniec, zapytaj też o integracje przyszłościowe: jeśli planujesz wdrożyć w firmie nowe narzędzie (np. system do zarządzania eventami czy platformę content marketingową), sprawdź czy wybrany MA ma z nimi integracje lub otwarte API. Myślenie naprzód uchroni przed sytuacją, że za rok znów będziesz szukać innego narzędzia, bo starego nie da się spiąć z nowym softwarem w firmie.

4. Ile potrwa wdrożenie i jak wygląda proces onboardingu?

Czas to pieniądz – szczególnie w kontekście wdrożenia technologii. Nie chcesz, by proces implementacji marketing automation ciągnął się miesiącami, blokując planowane kampanie. Dlatego warto zawczasu dowiedzieć się, jak długo potrwa uruchomienie systemu oraz jakie wsparcie oferuje dostawca na starcie (onboarding). W trudnych czasach biznes nie może sobie pozwolić na kilkumiesięczne przestoje, więc szybkość wdrożenia może być czynnikiem decydującym.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Poproś dostawcę o przedstawienie ramowego harmonogramu wdrożenia. Zapytaj: “Ile przeciętnie trwa wdrożenie u Państwa nowych klientów od podpisania umowy do pełnego działania systemu?”. Dobrze, by rozbili to na etapy: techniczna konfiguracja, integracje, import danych, szkolenia, uruchomienie pierwszych kampanii.

Jeżeli planujesz skorzystać z usług konsultingowych vendora (w zakresie wdrożenia), zapytaj ile czasu oni przewidują na wdrożenie w Twojej skali biznesu. Często firmy wdrożeniowe mówią np. “standardowo 4-6 tygodni”. Przykładowo, polska firma Flowmore deklaruje, że z odpowiednią wiedzą wdrożenie systemów automatyzacji marketingu może zająć około 4 tygodni​. Jednak gdy firma próbuje wdrażać samodzielnie, może to zająć wiele miesięcy i nadal nie być w pełni efektywne​. Takie informacje warto skonfrontować z ofertą dostawcy – czy oferuje pomoc przyspieszającą start.

Zapytaj też co dokładnie obejmuje usługa wdrożenia. Czy dostawca (lub jego partner) skonfiguruje za Ciebie podstawowe kampanie, segmenty, integracje? Czy zapewni migrację danych (np. import obecnej bazy kontaktów, konfigurację domen do wysyłki maili)? Czy przeprowadzi szkolenia dla zespołu jako część onboardingu? Im bardziej kompleksowa pomoc, tym szybciej Twoja firma zacznie korzystać z systemu pełną parą.

Nie zapomnij dopytać o dostępność zespołu wsparcia w trakcie pierwszych dni używania systemu. Najlepiej, jeśli dostaniesz dedykowanego opiekuna (tzw. Customer Success Manager), który przez pierwsze tygodnie będzie pomagał rozwiązywać problemy na bieżąco. Wiele firm MA to oferuje – warto upewnić się, jak to wygląda formalnie.

Marketing automation w liczbach

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji?

Szukaj konkretów i doświadczenia. Jeśli dostawca mówi, że typowe wdrożenie trwa X tygodni, zapytaj, od czego to zależy – i co może je wydłużyć. Profesjonalista wskaże potencjalne ryzyka (np. “jeśli integracja z Waszym nietypowym CRM się skomplikuje, może wydłużyć wdrożenie o 2 tyg.”). Taka otwarta rozmowa świadczy o doświadczeniu. Uważaj na zbyt optymistyczne zapewnienia bez pokrycia (“na pewno w 1 tydzień wszystko zrobimy”) – jeśli system jest rozbudowany, to mało prawdopodobne.

Dobrym znakiem jest, gdy dostawca opisuje plan szkoleniowy. To pokazuje, że mają proces onboardingu. Z kolei jeśli usłyszysz “No, dostaniecie Państwo link do naszej bazy wiedzy, proszę sobie poczytać” – to czerwona flaga. Brak wsparcia na starcie może oznaczać długi, bolesny self-learning.

Zapytaj też, jakie role po Twojej stronie są potrzebne podczas wdrożenia i ile czasu powinny zarezerwować. Np. jeśli musisz oddelegować 2 osoby na 2 tygodnie do projektu wdrożeniowego, musisz to wiedzieć i zaplanować.

Podsumowując: czas i sposób wdrożenia wpływa na to, kiedy zobaczysz pierwsze efekty z automatyzacji. Upewnij się, że dostawca ma klarowny plan i że Twoja firma jest gotowa sprostać swoim obowiązkom w tym procesie.

5. Jakie wsparcie otrzymamy podczas korzystania z usługi?

Po wdrożeniu, podczas codziennego korzystania z platformy, na pewno pojawią się pytania, problemy lub potrzeba porad. Jako klient potrzebujesz solidnego wsparcia technicznego i merytorycznego. Niestety, poziom supportu bywa różny – od dedykowanego opiekuna dostępnego pod telefonem, po wyłącznie FAQ na stronie. Musisz zatem wiedzieć, na co możesz liczyć w razie potrzeby, by uniknąć frustracji i przestojów.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Po pierwsze, jakie kanały wsparcia są dostępne i w jakich godzinach. Czy dostawca oferuje support w języku polskim? Czy można dzwonić na infolinię, czy wsparcie jest tylko przez e-mail/ticket? Czy dostępny jest chat na żywo? I jakie są godziny – czy wsparcie działa 24/7, czy tylko w dni robocze 9-17 (ważne, jeśli np. prowadzisz kampanie globalnie, poza standardowymi godzinami).

Po drugie, czy przydzielany jest dedykowany account manager/opiekun dla Twojej firmy. Taka osoba, znająca Twój biznes, bywa nieoceniona – szybciej rozwiązuje problemy i doradza. Zapytaj, czy w ramach umowy masz przypisanego opiekuna klienta i jak z nim się kontaktować.

Po trzecie, czas reakcji na zgłoszenia. Czy dostawca ma SLA (Service Level Agreement) gwarantujący np. pierwszą odpowiedź w ciągu 1 dnia roboczego? To istotne, gdyby doszło do awarii krytycznej – chcesz mieć pewność, że ktoś natychmiast zareaguje.

Po czwarte, zapytaj o formy samopomocy: czy dostawca ma rozbudowaną bazę wiedzy, tutoriale wideo, webinarsy edukacyjne, forum użytkowników? Im więcej zasobów, tym łatwiej rozwiązywać typowe problemy samodzielnie, bez czekania na support.

Wreszcie, czy support jest dodatkowo płatny. Niektórzy dostawcy w podstawowych planach oferują tylko wsparcie e-mail, a np. telefoniczne premium – za dopłatą. Dobrze to wiedzieć, by ewentualnie rozważyć wyższy plan lub negocjować w kontrakcie.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji?

Jeśli słyszysz, że “wsparcie jest wyłącznie e-mailowe, a odpowiedzi udzielamy w ciągu tygodnia” – to sygnał alarmowy. W dynamicznym środowisku marketingu tydzień na rozwiązanie problemu to bardzo długo. Lepiej poszukać dostawcy chwalącego się szybką i dostępną pomocą.

Idealna odpowiedź to np.: “Zapewniamy wsparcie 24/7 przez telefon i e-mail, w języku polskim i angielskim. Każdy klient ma dedykowanego opiekuna. Mamy rozbudowaną dokumentację online i Akademię dla marketerów z kursami online”. Oczywiście, nie każdy dostawca oferuje aż tak dużo, ale im więcej elementów, tym lepiej. Warto również spytać o zadowolenie obecnych klientów ze wsparcia. Czasem w niezależnych rankingach (G2 Crowd, Capterra) znajdziesz oceny supportu – możesz poprosić dostawcę, by odniósł się do takich opinii.

Jeszcze jeden aspekt: aktualizacje i utrzymanie systemu. To też część wsparcia – zapytaj, jak często są aktualizacje, czy planowane przerwy techniczne są komunikowane i jak wyglądają (żeby Ci np. kampanii nie wstrzymało nagle). I czy w razie aktualizacji integracji Twój zespół musi coś robić, czy dostawca to obsługuje.

6. Jak zabezpieczone są dane i czy narzędzie spełnia wymogi bezpieczeństwa (np. RODO)?

W B2B często operujemy wrażliwymi danymi klientów – od danych kontaktowych, przez historię komunikacji, po dane firmowe. Powierzenie tych danych platformie marketing automation wymaga zaufania. Musisz upewnić się, że dostawca dba o bezpieczeństwo i zgodność z przepisami (RODO/GDPR, lokalne regulacje). W razie wycieku danych czy problemów prawnych, Twoja firma poniesie konsekwencje, więc lepiej dmuchać na zimne.

O co konkretnie zapytać przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Przede wszystkim, gdzie będą przechowywane dane (w jakim kraju/regionie) i czy dostawca jest zgodny z RODO. W przypadku firm z UE najlepiej, by dane były przetwarzane na serwerach w UE lub w kraju uznanym za zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych. Zapytaj, czy dostawca podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA – Data Processing Agreement) i czy stosuje standardowe klauzule umowne, jeśli dane trafiają poza EOG.

Następnie, jakie środki bezpieczeństwa technicznego stosuje dostawca: szyfrowanie danych (czy dane w bazie i w transmisji są szyfrowane?), zabezpieczenia fizyczne centrów danych, certyfikacje (czy firma ma certyfikat ISO 27001, SOC 2 itp. dotyczące bezpieczeństwa informacji?), mechanizmy backupu i disaster recovery. Dobrze, by vendor miał konkretny plan na wypadek awarii czy ataku

Zapytaj przed podpisaniem umowy automatyzacji o politykę dostępu – kto w firmie dostawcy ma dostęp do Twoich danych? Czy istnieją zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem (np. role, szyfrowanie kluczy)? W dobie cloud computingu to ważne pytanie.

Jeżeli Twoja branża ma dodatkowe wymogi (np. sektor finansowy, publiczny może wymagać hostowania on-premise albo dodatkowych audytów), zapytaj czy dostawca to spełnia lub ma takich klientów.Warto też poruszyć kwestię własności danych – upewnij się, że dane, które wprowadzisz, pozostają Twoją własnością i że możesz je w każdej chwili wyeksportować z systemu. To ważne w kontekście zarówno bezpieczeństwa, jak i ewentualnej zmiany dostawcy w przyszłości.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji?

Profesjonalny dostawca bez wahania przedstawi Ci swoje certyfikaty i procedury bezpieczeństwa. Być może wręczy dokument “whitepaper security” opisujący architekturę zabezpieczeń. Każdy, kto przetwarza dane obywateli UE, musi przestrzegać RODO, niezależnie od siedziby. Zignorowanie tego to ryzyko kar dla Ciebie jako administratora danych.

Dobra odpowiedź będzie zawierała np.: informację o szyfrowaniu AES-256, backupach wykonywanych codziennie, centrach danych zgodnych z standardami Tier III+, posiadanych certyfikatach (ISO, SOC2), a także polityce prywatności zgodnej z GDPR. Dostawca powinien też zapewnić, że w razie zakończenia współpracy usunie Twoje dane ze swoich serwerów (po pewnym czasie) – i że w trakcie trwania umowy nikt poza Tobą i uprawnionymi osobami z Twojej firmy nie użyje tych danych (np. do własnych celów marketingowych).

Jeśli Twój dział bezpieczeństwa/IT ma specyficzne pytania, przekaż je dostawcy i zobacz jak odpowie. Unikanie odpowiedzi lub brak wiedzy to duży minus.

7. Czy możemy przetestować rozwiązanie przed pełnym zobowiązaniem?

Nawet najlepsze prezentacje i referencje nie zastąpią praktycznego sprawdzenia narzędzia. Możliwość testów (trial, pilotaż) przed podpisaniem dłuższej umowy da Ci pewność, że system spełnia oczekiwania i jest akceptowalny dla użytkowników. Pozwala też wychwycić ewentualne problemy integracyjne czy braki funkcjonalne w mniejszej skali, zanim zainwestujesz pełen budżet.

O co konkretnie zapytać przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Zapytaj, czy dostawca oferuje okres próbny – i na jakich warunkach. Czy jest to pełna funkcjonalność, czy ograniczona? Ile trwa (2 tygodnie, miesiąc)? Czy trial jest darmowy czy płatny (czasem oferują np. płatny proof-of-concept z opcją rezygnacji bez kontynuacji)?

Jeśli trial nie jest możliwy, spytaj o program pilotażowy. Np. możliwość podpisania krótszej umowy (6 miesiące) na ograniczony zakres użycia, aby ocenić wyniki. Niektórzy dostawcy zgodzą się na takie podejście – zwłaszcza przy większych kontraktach – aby udowodnić wartość narzędzia.

W trakcie testów, warto mieć jakieś kryteria sukcesu. Możesz zapytać dostawcę: “Co Państwa zdaniem powinniśmy zaobserwować podczas testów, aby uznać je za sukces? Czy macie jakieś benchmarki z triali u innych klientów?”. Chodzi o to, by obie strony wiedziały, na co zwrócić uwagę.

Na co zwrócić uwagę w odpowiedzi przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Wielu dostawców marketing automation oferuje darmowe triale, zwłaszcza w modelu SaaS – to dla nich standard. Jeśli Twój potencjalny vendor ma opory, warto się zastanowić czemu. Być może boją się, że system nie obroni się sam w użyciu – co nie wróży dobrze.

Oczywiście, są segmenty enterprise, gdzie trial faktycznie jest trudny (wdrożenie on-premise itp.). W takim wypadku dąż do pilotażowego projektu z jasną opcją wycofania się.

Generalnie, pozytywnym sygnałem jest elastyczność dostawcy: oferuje testy, zachęca do zadawania pytań podczas trialu, może nawet przedłuży trial, jeśli potrzebujesz więcej czasu. To pokazuje, że zależy mu na realnym dopasowaniu, a nie na szybkim “złowieniu” klienta.

8. Jakie inne pytania powinniśmy sobie zadać?

To pytanie zadajemy niejako sami sobie – czy jest coś specyficznego dla naszej firmy, co powinniśmy wyjaśnić zawczasu? Każdy biznes ma unikalne aspekty, np.:

• Czy narzędzie poradzi sobie z naszą skalą danych (np. miliony kontaktów)?
• Czy dostawca ma doświadczenie w naszej branży (może mieć gotowe szablony, lepsze zrozumienie potrzeb)?
• Jak wygląda model licencjonowania – czy to umowa roczna, miesięczna, czy można łatwo zrezygnować?
• Czy w umowie są klauzule o dostępności systemu (uptime SLA np. 99,5%) i karach za przekroczenie przestojów?
• Czy dostawca przewiduje wsparcie w optymalizacji kampanii (czasem firmy MA oferują konsultacje marketingowe, żeby pomóc klientom osiągać lepsze wyniki – warto spytać, czy coś takiego jest).

Warto spisać własne pytania wewnętrzne i zadać je podczas demo lub kolejnych rozmów. Jeżeli masz pytania o kompleksową usługę automatyzacji marketingu w B2B - śmiało możesz je zadać nam tutaj :)

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy automatyzacji? 

Nie pomijaj pytań tylko dlatego, że wydają się nietypowe. Jeśli coś jest ważne dla Twojej organizacji – porusz to. Dostawca może nie mieć gotowej odpowiedzi od ręki, ale dobry partner zainteresuje się tematem i wróci do Ciebie z propozycją rozwiązania. To też test ich zaangażowania i obsługi klienta.

Jakie pytania zadać przed podpisaniem umowy automatyzacji - podsumowanie

Zadanie właściwych pytań przed podpisaniem umowy automatyzacji to inwestycja czasu, która procentuje spokojem i pewnością w późniejszym wdrożeniu. Dzięki powyższej liście pytań decydenci i dyrektorzy marketingu mogą skrupulatnie prześwietlić ofertę dostawcy i podjąć świadomą decyzję, unikając najczęstszych pułapek. Pamiętaj: nie ma głupich pytań na etapie przedwdrożeniowym. Lepiej wyjaśnić wszystkie wątpliwości zawczasu, niż już po podpisaniu umowy żałować, że czegoś się nie doprecyzowało. W ten sposób zapewnisz swojej firmie nie tylko skuteczne wdrożenie automatyzacji marketingu, ale i długotrwałe, satysfakcjonujące korzystanie z nowego narzędzia.

1. Źródło: https://www.net-results.com/blog/7-questions-to-ask-about-marketing-automation-costs-before-you-sign-a-contract/ ↩︎
2. Źródło: https://martech.org/20-questions-to-ask-marketing-automation-vendors-during-a-demo/#:~:text=,customers%20utilize%20the%20full%20functionality ↩︎