W tym artykule pokażę Ci, co dzieje się po podpisaniu umowy – od warsztatu strategicznego przez dobór ludzi, budowę baz, aż po raportowanie i optymalizację. Bez teorii sprzedaży. Tylko konkretne, operacyjne kroki, które stosujesz w praktyce, jeśli chcesz, by Twoi handlowcy rozmawiali z decydentami gotowymi do spotkania, a nie z sekretarkami mówiącymi „proszę wysłać ofertę mailem".

Czym właściwie jest proces Pre-sales (i czym nie jest)

Zacznijmy od fundamentu. Proces Pre-sales to nie telemarketing.

Telemarketing to najczęściej zimne dzwonienie z gotowej listy, według sztywnego skryptu, z celem „przekazać jak najwięcej kontaktów". Konwersje? Rzadko przekraczają 5% (według raportu State of Cold Calling 2024 średnia rynkowa to zaledwie 2%). Jakość leadów? Niska. Handlowcy dostają stosy „zainteresowanych", którzy wcale nie są zainteresowani.

Proces Pre-sales w naszym rozumieniu to:

  • strategiczne połączenie warsztatu strategicznego, precyzyjnego targetowania, ludzi z odpowiednim doświadczeniem i ciągłej optymalizacji w oparciu o dane;
  • cel: Dostarczyć handlowcom spotkania z kwalifikowanymi decydentami (MQL/SQL), którzy mają realny problem i budżet;
  • efekt: Średnia konwersja na umówione spotkanie wynosi 15–25%, a handlowcy zamiast tracić czas na zimne rozmowy, zajmują się tym, co potrafią najlepiej – zamykaniem transakcji.

Kluczowa różnica? Jakość ponad ilość. I systematyczny proces Pre-sales, a nie jednorazowa akcja.

Przejdźmy teraz do konkretów – ośmiu kroków, które składają się na skuteczny proces Pre-sales Flowmore.

Krok 1: Warsztat strategiczny z klientem – fundament pod proces Pre-sales

Co się dzieje? Po podpisaniu umowy przeprowadzamy warsztat, który trwa zazwyczaj 2–3 godziny. To nie jest „call onboardingowy". To intensywna sesja strategiczna, która ustawia cały proces Pre-sales.

Co ustalamy?

  • Produkt/usługę: Co dokładnie sprzedajemy? Jakie konkretne problemy biznesowe rozwiązujemy?
  • Unique Value Proposition: Dlaczego właśnie Twój produkt, a nie konkurencja? Często klienci podczas tego warsztatu sami odkrywają nowe argumenty sprzedażowe, o których wcześniej nie myśleli.
  • ICP (Ideal Customer Profile): Branże, wielkość firmy, region, dojrzałość technologiczna.
  • Persony decydentów: Kto podejmuje decyzję? Dyrektor IT? CFO? CEO? Jakie mają bóle, cele, obiekcje?
  • Cele projektu: Ile spotkań miesięcznie ma generować proces Pre-sales? Jaka branża priorytetowa? Jakiej wielkości transakcje?

Dlaczego to krytyczne? Bo jeśli tu popełnisz błąd – źle zdefiniujesz ICP albo nie wyostrzysz value proposition – będziemy dzwonić do niewłaściwych ludzi z niewłaściwym przekazem. Efekt? Niskie konwersje, zmarnowany czas, opóźnienie w generowaniu leadów.

Biznesowo: Warsztat to inwestycja 2–3 godzin, która oszczędza miesiące błędów w terenie. Z doświadczenia: projekty, które przeskoczyły lub pobieżnie przeprowadziły warsztat, potrzebowały 4–6 tygodni na korekcję. Te z solidnym warsztatem? Generują pierwsze spotkania już w tygodniu 2–3.

Krok 2: Dobór agenta realizującego proces Pre-sales – ludzie, nie „zasoby"

Co się dzieje? Po warsztacie dobieramy agenta do projektu. To nie jest losowanie. Aby proces Pre-sales działał, potrzebny jest precyzyjny wybór oparty na:

  • doświadczeniu branżowym (agent z backgroundem IT lepiej rozmawia z CTOami niż osoba po sprzedaży FMCG);
  • rynku (polski vs zagraniczny – mamy osobne zespoły);
  • stylu komunikacji (techniczna sprzedaż wymaga innego tonu niż konsulting HR).

Przykład: Jeśli sprzedajesz rozwiązanie SaaS na rynek DACH – wybierzemy agenta z doświadczeniem w B2B tech, biegle mówiącego po niemiecku, który rozumie specyfikę niemieckiego decision-making (wolniejszy proces, większy nacisk na compliance i ROI).

Biznesowo: Dobry matching agenta do projektu podnosi konwersję o 10–15 punktów procentowych. Zły? Słyszysz obiekcje „nie rozumiem, o co chodzi" albo „to nie dla nas", zanim w ogóle dojdziesz do meritum.

Krok 3: Wybór opiekuna projektu – Twój operacyjny backup

Kto to? Opiekun projektu to osoba, która operacyjnie prowadzi cały proces Pre-sales po Twojej stronie. To nie jest „account manager, który odbiera telefony". To praktyk, który:

  • buduje i optymalizuje bazy danych (ściśle z agentem);
  • monitoruje KPI (liczba połączeń, jakość rozmów, konwersje);
  • zarządza technologią (CRM, telefonia, integracje);
  • jest Twoim punktem kontaktowym – raportuje, proponuje korekty, eskaluje problemy.

Biznesowo: To osoba, która dba, byś nie musiał „chodzić za" projektem. Dostajesz proaktywne komunikaty: „W tym miesiącu konwersja spadła o 5% – testujemy nowy skrypt i zmieniamy godziny dzwonienia". Nie: „Nie wiem, dlaczego nie ma leadów".

Krok 4: Kick-off zespołu – zgranie przed startem

Co się dzieje? Spotykamy się (zdalnie lub stacjonarnie): osoba prowadząca warsztat, wybrany agent realizujący proces Pre-sales, opiekun projektu. Czas: 1–1,5 godziny.

Cel: Transfer wiedzy z warsztatu → praktyczne ustalenia operacyjne. Omawiamy:

  • plan działania (kogo dzwonimy w pierwszej kolejności, jaki skrypt);
  • definicję sukcesu (co to znaczy „dobry lead"?);
  • pytania i wątpliwości agenta (np. „Jak odpowiadam na obiekcję X?").

To moment, żeby zgrać ludzi. Bo logika, którą kieruje się proces Pre-sales, jest ta sama, ale każdy projekt ma swoje niuanse.

Przykład: W jednym projekcie „dobry lead" to Decision Maker z budżetem 50k+ EUR rocznie. W innym – Influencer (np. Head of Operations), który może nas wprowadzić do CFO. Kick-off to miejsce, żeby te niuanse wyjaśnić.

Krok 5: Budowa baz danych – jakość > ilość

Skąd bierzemy dane? Czasem klient dostarcza listę firm. Najczęściej jednak budujemy bazę od zera, w oparciu o ustalenia z warsztatu:

  • branża (np. Software Houses, firmy produkcyjne Przemysł 4.0);
  • wielkość (np. 50–500 pracowników);
  • regionalizacja (np. kraje nordyckie, DACH, Polska);
  • persony (np. Dyrektor Sprzedaży, CFO, CEO).

Czego unikamy? „Kupnych list mailingowych" ze starymi danymi i lukami. Nasz proces Pre-sales opiera się na weryfikowanych bazach + walidacja numerów telefonów.

Dlaczego stawiamy na jakość? Bo lepiej zadzwonić 200 razy do właściwych osób niż 2000 razy do przypadkowych kontaktów. Konwersja z precyzyjnej bazy: 15–25%. Z ogólnej listy? 2–5%.

Biznesowo: Dobra baza to połowa sukcesu. Zła baza = zmarnowane godziny agenta, frustracja handlowców, opóźnienie pipeline'u o 4–8 tygodni.

Krok 6: Ustalenia operacyjne – jak przekazujemy leady

Kluczowe pytanie: „Co się dzieje, gdy agent umówi spotkanie?"

Najefektywniejszy model (preferowany): Agent prowadzący proces Pre-sales sam umawia spotkanie w kalendarzu handlowca – podczas rozmowy. Wymaga to:

  • linku do kalendarza (np. Calendly, Google Calendar);
  • albo slotów czasowych (np. „wtorek/czwartek 10–12").

Dlaczego to działa? Bo lead jest „ciepły" teraz. Jeśli powiesz „oddzwonimy do Pana", 40% nie odbierze drugiego razu. Jeśli umówisz od razu – show-up rate wynosi ~70%.

Alternatywy:

  • przekazanie leadu mailem/CRM-em → handlowiec dzwoni sam w ciągu 24h;
  • sloty do wyboru dla leadu (mniej konwersji, ale działa w skomplikowanych firmach).

Biznesowo: Decyzja, jak przekazujesz leady, wpływa na velocity (prędkość pipeline'u). Szybki kontakt = krótszy cykl sprzedaży = wyższy LTV.

Krok 7: Optymalizacja w oparciu o feedback – rynek weryfikuje założenia

Co się dzieje w trakcie projektu? Agent dzwoni, rozmawia, zbiera feedback rynkowy. I tutaj zaczyna się magia, którą oferuje proces Pre-sales: iteracyjna optymalizacja.

Przykłady korekt:

  • „Okazało się, że Head of Sales nie ma budżetu – lepiej celować od razu w CFO.";
  • „W branży X decydenci nie odbierają po 15:00 – zmieniamy godziny dzwonienia.";
  • „Konkurencja Y jest mocno zakorzeniona – zmieniamy value prop na 'szybsze wdrożenie', nie 'tańsza cena'.".

Współpraca agent ↔ opiekun: Agent zgłasza obserwacje. Opiekun modyfikuje bazę, skrypt, targeting. To ciągły proces, nie „ustawił i zapomnij".

Biznesowo: Projekty, w których proces Pre-sales optymalizujemy co 2–3 tygodnie, osiągają docelową konwersję w miesiącu 2. Te bez optymalizacji? Tkwią w martwym punkcie.

Krok 8: Raporty miesięczne – twarde dane, nie „wydaje mi się"

Co dostajesz co miesiąc? Raport zawierający:

  • liczba prób połączeń (ile razy dzwoniliśmy);
  • liczba realnych rozmów z decydentami (ile odebrało i rozmawiało >2 min);
  • konwersja na spotkanie (%);
  • liczba umówionych spotkań / przekazanych leadów MQL/SQL;
  • podsumowanie jakościowe: co zadziałało, co nie, pomysły na kolejny miesiąc.

Przykład metryki: „Miesiąc 1: 450 prób połączeń → 120 rozmów → 18 spotkań (konwersja 15%). Miesiąc 2 (po optymalizacji bazy): 400 prób → 130 rozmów → 26 spotkań (konwersja 20%)."

Dlaczego to ważne? Bo dzięki temu masz czarno na białym zwrot z inwestycji. Widzisz, ile kosztuje Cię jedno spotkanie (CPL), jak szybko rośnie pipeline i gdzie proces Pre-sales ma wąskie gardła.

Biznesowo: Raporty pozwalają na predykcję: „Jeśli utrzymamy konwersję 20%, wygenerujemy 30 spotkań miesięcznie → przy win-rate 25% = 7–8 nowych klientów kwartalnie".

Dlaczego ten proces Pre-sales działa

Przeprowadziliśmy kilkadziesiąt wdrożeń obejmujących proces Pre-sales – od polskich Software Houses po firmy produkcyjne wchodzące na rynki DACH i nordyckie. Czego się nauczyliśmy?

  1. Bez warsztatu strategicznego nie ma jakości. Projekty „na szybko" marnują pierwsze 4–6 tygodni.
  2. Ludzie > narzędzia. Dobry agent z przeciętnym CRM wygrywa z przeciętnym agentem i najlepszym CRM-em.
  3. Optymalizacja to nie opcja. Rynek zmienia się co tydzień – Twój proces Pre-sales też musi.
  4. Mierz wszystko. Jeśli nie mierzysz liczby rozmów i konwersji – nie wiesz, co naprawić.

Typowe rezultaty (dane z naszych projektów):

  • konwersja połączenie → spotkanie: 15–25% (wobec 5% w klasycznym telemarketingu);
  • czas do pierwszego spotkania: 2–3 tygodnie (wobec 6–8 bez procesu);
  • Show-up rate: 65–75% (gdy agent umawia bezpośrednio w kalendarzu).

FAQ: Najczęstsze pytania o proces Pre-sales

Ile trwa wdrożenie, by uruchomić proces Pre-sales od podpisania umowy do pierwszych leadów?

Przy prawidłowo przeprowadzonym warsztacie i budowie baz: 2–3 tygodnie. Pierwsze spotkania pojawiają się zwykle w tygodniu 3–4. Pełna prędkość operacyjna: 1-2 miesiące.

Czy proces Pre-sales działa na rynkach zagranicznych (np. DACH, nordyckie)?

Tak – pod warunkiem, że masz agentów mówiących w języku rynku i rozumiejących lokalną specyfikę biznesową. W Flowmore mamy dedykowane zespoły na rynki zagraniczne, co minimalizuje bariery językowe i kulturowe.

Czym różni się MQL od SQL w kontekście, jaki tworzy proces Pre-sales?

  • MQL (Marketing Qualified Lead): Decydent zainteresowany tematem, ma problem, ale nie potwierdzono budżetu/timeframe'u.
  • SQL (Sales Qualified Lead): Decydent z potwierdzonym budżetem, autorytetem decyzyjnym i jasnym harmonogramem projektu. W działaniach obejmujących proces Pre-sales dążymy do przekazywania SQL – gotowych do rozmowy handlowej.

Czy mogę wdrożyć proces Pre-sales bez automatyzacji marketingu?

Tak, ale efektywność spada. Proces Pre-sales działa najlepiej, gdy leady są wcześniej „podgrzane" treściami (blog, LinkedIn, e-mail nurturing). Dlatego w Flowmore łączymy proces Pre-sales z Maszyną contentową B2B i automatyzacją marketingu – to kompletny proces go-to-market.

Podsumowanie: Proces Pre-sales krok po kroku

Skuteczny proces Pre-sales to nie telemarketing. Wprowadź system ośmiu kroków operacyjnych, który zamienia zimny rynek w gorące szanse sprzedaży:

  1. Warsztat strategiczny – fundament (ICP, persony, value prop, cele).
  2. Dobór agenta – ludzie z doświadczeniem i dopasowaniem, by realizować proces Pre-sales.
  3. Wybór opiekuna projektu – operacyjny backup i monitoring KPI.
  4. Kick-off zespołu – transfer wiedzy i zgranie przed startem.
  5. Budowa baz danych – jakość > ilość; precyzyjny targeting.
  6. Ustalenia operacyjne – jak przekazujemy leady (najlepiej: kalendarz live).
  7. Optymalizacja w oparciu o feedback – iteracje co 2–3 tygodnie.
  8. Raporty miesięczne – twarde dane (połączenia, rozmowy, konwersje, spotkania).

Efekt? Twoi handlowcy przestają tracić czas na zimne rozmowy i zajmują się tym, co potrafią najlepiej – zamykaniem transakcji. Pipeline staje się przewidywalny. Ekspansja na nowe rynki – szybsza i mniej ryzykowna.