Systemy workflow – zwiększ efektywność procesów

Systemy workflow (ang. workflow – przepływ pracy) nie ograniczają się jedynie do zarządzania obiegiem dokumentów. Możliwości systemu idą znacznie dalej, umożliwia on m.in. dokładane odwzorowanie procesu w świecie cyfrowym. Umożliwia to sprawniejszy przepływ pracy i efektywniejszy monitoring procesów biznesowych czy kontrolowaniu sposobu, w jaki sporządzane są dokumenty lub wykonywane zadania w firmie. W tym artykule wykażemy czym jest system workflow oraz przekażemy główne korzyści z wdrożenia systemu, który stanowi alternatywę dla drogich narzędzi ERP (ang. Enterprise Resource Planning – oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem).

Zmapowanie procesu – pierwszy krok do wdrożenia systemu workflow

Procesy są to określone zbiory czynności koniecznych dla realizacji określonego zadania. Mapowanie procesu to procedura, która pozwala na analizę procesów w firmie. Odbywa się to na zasadzie zwykłego spotkania z naszymi pracownikami, którzy mają za zadanie zapoznać się z procesami biznesowymi oraz przyjrzeć się strukturze pracy, celem jak najlepszej późniejszej optymalizacji procesów biznesowych. Mapowanie obejmuje m.in. określenie zdarzeń inicjujących workflow, następnie zadań koniecznych do wykonania, przypisania pracowników do danego etapu oraz określenie bramek logicznych. Wszystkie te procesy są dogłębnie analizowane i na ich podstawie nasi pracownicy przydzielają sobie odpowiednie zadania, które muszą opracować, aby dobrać jak najkorzystniejsze rozwiązanie.

Jednym z podstawowych przykładów workflow jest m.in. obieg dokumentów. Ten proces jest szczególnie istotny, z uwagi na to, że dokumenty mają istotne informacje. Nie powinny one trafić w niepowołane ręce. Przykładem działania inicjującego ten przepływ pracy może być przyjęcie faktury przez sekretariat w firmie. Następnie sekretariat dokonuje skanu dokumentu, a system workflow w zależności od przyjętej procedury dostarcza informację do określonego adresata, który kolejno dokonuje akceptacji faktury. Obieg dokumentów zamyka przesłanie informacji do działu księgowości i archiwizacja danych w systemie.

Integracja i automatyzacja procesów biznesowych – system workflow

System workflow umożliwia przede wszystkim efektywne zarządzanie procesami biznesowymi. Oprogramowanie pozwala na zbudowanie przepływu pracy według odpowiednich procedur, minimalizując przy tym nakłady pracy. Nowoczesne systemy workflow pozwalają na integrację procesów z skrzynkami mailowymi, oferując np. automatycznie wysyłanie ofert według wcześniej zdefiniowanych schematów. Pozwala to na zwiększenie wydajności pracowników w firmie, ponieważ dzięki zaoszczędzonemu czasowi mogą skupić się na innych obszarach swojej pracy. Informacje wykorzystywane w danym procesie już nie muszą być przekazywane od jednego pracownika do drugiego drogą mailową, każdy posiada dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Przestrzega to przed wysłaniem dokumentu, posiadającego wszelkie prawa zastrzeżone do nieodpowiedniej osoby. Kolejna funkcjonalność systemu to integracja procesów między sobą, a także połączenia workflow działów operacyjnych z systemem CRM (ang. customer relationship management), używanym przez handlowców i dział marketingu. Wdrożenie systemu workflow w firmie oznacza korzyści dla różnych działów przedsiębiorstwa.

Workflow management – system dla managerów

Systemy workflow pozwalają zaspokoić podstawową potrzebę managerów, jaką jest opcja bezpośredniej reakcji na bieżące wydarzenia w organizacji. Systemy workflow poprzez przekazywanie informacji w czasie rzeczywistym pozwalają na szybką reakcję w przypadku popełnienia błędu i szybkie wdrożenie czynności naprawczych. Zarządzanie procesami zostaje przeniesione do jednego miejsca, co oznacza dla użytkowników systemu workflow możliwość bieżącego śledzenia postępów zadań w ramach procesów oraz wpływania na ich dalszy przepływ. Dzięki możliwości korzystania z jednego oprogramowania poszczególne czynności mogą zostać wykonane szybciej. Każda wprowadzona zmiana zostanie natychmiast zarejestrowana w systemie i będzie dostępna dla reszty pracowników. Jednym z przeważających atutów takiego stanu rzeczy jest to, że twoi pracownicy będą mieli więcej czasu na realizacji innych swoich zadań. Dodatkowo system workflow daje możliwość ustanowienia systemu alertów, dzięki czemu pracownik może zostać poinformowany poprzez odpowiedni komunikat o konieczności realizacji poszczególnych zadań. Pozwala to na zapewnieniu klientom najwyższej jakości obsługi, co z pewnością przełoży się na zwiększenie przychodu w firmie.

Korzyści z wdrożenia systemów workflow

Główne korzyści z wdrożenia systemów workflow:

  • dostęp do informacji w czasie rzeczywistym,
  • kontrola przepływy pracy, stanu realizacji danych zadań,
  • efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów,
  • automatyzacja rutynowych czynności,
  • wgląd we wszystkie procesy i zadania,
  • łatwiejsza delegacja odpowiedzialności na niższy szczebel,
  • zasób danych pozwalających identyfikować wąskie gardła oraz podnosić efektywność procesu.

Jak łatwo można zauważyć, systemy workflow w dużej mierze odpowiadają działaniu oprogramowania ERP. Systemy workflow optymalizujące obieg dokumentów oraz inne procesy biznesowe wdrażane przez Flowmore są znacznie tańsze niż standardowy system ERP.

Jesteś zainteresowany systemem workflow?

Chcesz przejąć kontrolę nad obiegiem dokumentów, realizacją zadań i przepływem informacji w swojej firmie, jednocześnie nie wydając sporych kwot na inwestycję w drogi system ERP w swojej organizacji? Chciałbyś zoptymalizować procesy w swojej firmie, tak aby generowała wysokie dochody? Mamy dla Ciebie dobrą informację! Specjalizujemy się we wdrożeniach systemów usprawniających działania firm. Gwarantujemy efektywne przeszkolenie każdego jednego uczestnika procesu w ramach wdrożenia. Przedstawiamy zadania jakie możemy dla Ciebie wykonać, aby usprawnić zarządzanie procesami biznesowymi w Twoim przedsiębiorstwie:

  • Wykonamy audyt i profesjonalne mapowanie procesów Twojej firmy. Dzięki audytowi będziemy mogli bliżej poznać metody zarządzania pracą w twoim przedsiębiorstwie, zaobserwujemy obecny przepływ pracy, przyjrzymy się realizacji poszczególnych przedsięwzięć, sprawdzimy jakiego typu są to zadania. To wszystko umożliwi nam podjęcie konkretnych działań w celu usprawnienia m.in.obiegu dokumentów i wykonania niezbędnych procedur.
  • Ogarniemy cyfryzację procesów przenosząc je do właściwych narzędzi tj. np. Pipedrive czy Pipefy. Doskonale znamy działanie obu systemów, znamy różnice pomiędzy nimi, dlatego poprzez wcześniej wykonany audyt precyzyjnie dobierzemy, który z nich okaże się najbardziej pomocny.
  • Wyszkolimy pracowników. Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że nowe systemy mogą początkowo stanowić dla pracowników problem. Dla poszczególnych osób przenoszenie się z wielu systemów, które znają, na jeden, który stanowi dla nich kompletną zagadkę może wydawać się niemożliwym do wykonania. Ze swojego doświadczenia jednak wiemy, że każdy pracownik po czasie zauważa podniesienie komfortu pracy. Systemy te w końcu powstały nie tylko po to aby usprawnić obieg dokumentów czy poprawić zarządzanie różnego rodzajem zadań, a właśnie po to aby w wyniku lepszego przepływu informacji ułatwić pracę naszym pracownikom.
  • Jesteśmy dostępni. Nowe systemy rodzą wiele pytań. Wiele z nich pojawia się już w trakcie pracy i realizacji pierwszych zadań. Dlatego nasza współpraca nie zakończy się w dniu szkolenia. Nasi doradcy dzięki doświadczeniu z codzienej pracy na tym systemie będą mogli sprawnie odpowiedzieć na poszczególne pytania użytkowników na podstawie przekazanych do nich informacji. Dzięki nam zarządzanie procesami stanie się dużo prostsze.

We Flowmore cenimy sobie relacje pomiędzy nami, a naszymi klientami. Jesteśmy pomocni zarówno w procesie przygotowania do realizacji zadań, wdrażania, jak i później, przy rozwiązywaniu różnego typu zagadnień. Dowiedz się już dziś, czym są systemy, które opisaliśmy w niniejszym artykule. Skontaktuj się z nami i zobacz jak zarządzanie procesami może być proste. Nasze dotychczasowe projekty z pewnością dadzą dobry przykład tego, jakie są nasze możliwości.