Czym jest RFM Marketing Automation?

Optymalizacja i digitalizacja procesów na przykładzie firmy z branży energetycznej – casestudy.

Energetyczny Projekt oferuje usługi kompleksowej modernizacji domów jednorodzinnych. Firma wykonuje audyty energetyczne, projekty instalacji, montaż oraz serwis specjalizując się min. w takich technologiach jak fotowoltaika, pompy ciepła, centralne ogrzewanie, elektryczne systemy grzewcze, kotły gazowe, kotły na pelet, rekuperacja czy ocieplenia budynków. Ponadto Energetyczny Projekt pomaga swoim klientom w ubieganiu się i rozliczaniu dotacji.

Dlaczego klient zgłosił się do flowmore?​

  • zapewnienie powtarzalnej i profesjonalnej realizacji wieloetapowych procesów technicznych i operacyjnych
  • uporządkowanie i ustrukturyzowanie procesów operacyjnych i technicznych
  • organizacja wszystkich procesów w jednym kompleksowym systemie

Etapy współpracy z flowmore​

1. Analiza i szczegółowe zmapowanie procesów​

Współpraca z firmą Energetyczny Projekt rozpoczęła się od analizy potrzeb, zrozumienia procesów biznesowych charakterystycznych dla spółki działającej w specyficznej branży oraz identyfikacji obszarów, w których potrzebne są usprawnienia. Zrozumienie kluczowego procesu, jakim jest pozyskanie klienta opierało się na ścisłej współpracy z zarządem i handlowcami. 

Ponadto, przy współpracy z pracownikami operacyjnymi oraz specjalistami zajmującymi się poszczególnymi technologiami w przedsiębiorstwie przeanalizowaliśmy proces audytu, podpisywania umów oraz realizacji instalacji. Kolejnym etapem współpracy było mapowanie, w którym powstały schematy kluczowych procesów w firmie.

2. Wybór systemu workflow​

Następnie, nasi specjaliści zaproponowali szereg rozwiązań i narzędzi, które m.in. pozwalają na codzienne monitorowanie postępów pracowników oraz etapów realizacji projektów, automatyzują standardowe, powtarzalne zadania oraz usprawniają współpracę i koordynację na linii klient-firma. Podstawowym narzędziem odpowiadającym na potrzeby Energetycznego Projektu był system Pipefy. Intuicyjne chmurowe narzędzie oparte na metodologii Kanban, które wspiera pracowników w wykonywaniu zadań, tak aby żaden z ich elementów nie został pominięty.

3. Wdrożenie procesów do systemu workflow​

Tworzenie rozwiązań opartych na Pipefy zaczęliśmy od przygotowania wersji beta systemu, która została przedstawiona pracownikom i zarządowi. Każdy z odbiorców mógł wnieść w trakcie testów swoje uwagi, tak aby system odpowiadał na potrzeby i był funkcjonalny. 

4. Przygotowanie raportowania i integracja systemów​

Zrealizowaliśmy rozwiązania pozwalające na sprawne przejście od procesu audytu u Klienta poprzez skompletowanie potrzebnej dokumentacji, logistykę, proces ubiegania się o dotację oraz finansowanie zewnętrzne aż po montaż i rozliczenie realizacji z Klientem, ekipą instalacyjną oraz dostawcami. 

Dodatkowo, usprawniliśmy i ustrukturyzowaliśmy procesy administracyjne, takie jak wnioskowanie o urlop, zaliczkę czy zgodę na wyjazd służbowy, tak aby każdy pracownik miał szybki dostęp do formularzy, dzięki którym może złożyć wniosek, a przełożony może sprawnie przeglądać wnioski swoich pracowników minimalizując ilość wymienianych maili i niepotrzebnej biurokracji. W oparciu o Pipefy przygotowaliśmy także system raportowania pozwalający na monitorowanie postępów w procesach. 

5. Bieżące wsparcie i dostosowywanie systemów​

Końcowym etapem wdrożenia było przeprowadzenie serii szkoleń dedykowanych pracownikom oraz wsparcie przy użytkowaniu narzędzi. Klient ma możliwość w każdej chwili skontaktowania się z naszymi specjalistami w celu wsparcia lub zmian wynikających ze zmieniających się procesów w firmie.

Wyniki współpracy z flowmore​

Dzięki profesjonalnie przeprowadzonemu audytowi procesów w firmie możliwa była identyfikacja obszarów, w których potrzebne są usprawnienia. To pozwoliło na wprowadzenie szeregu rozwiązań, których zadaniem jest optymalizacja i częściowa automatyzacja procesów w firmie.

Szczegóły wdrożonego rozwiązania:​

  • wykorzystany system workflow – Pipefy
  • czas wdrożenia – 4 tygodnie
  • liczba zdigitalizowanych procesów – 16
  • liczba automatyzacji – 18
  • wdrożone procesy operacyjne:
    • sprzedaż
    • projektowanie
    • audyt energetyczny
    • dofinansowania
    • realizacja inwestycji
    • serwisy i przeglądy
  • wdrożone procesy administracyjne:
    • wnioski urlopowe
    • wypłaty zaliczek
    • rozliczenia delegacji
    • przyjmowanie nowych pracowników – onboarding

Korzyści płynące z współpracy z flowmore​

  • egzekucja określonej ścieżki procesu, gwarantującej najwyższą jakość i powtarzalność;
  • zmniejszenie o 70% ilości korespondencji mailowej między pracownikami
  • zredukowanie liczby wniosków papierowych o 85%
  • oszczędność ponad 20 godzin miesięcznie na komunikacji między pracownikami
  • rejestracja wszystkich aktywności operacyjnych
  • automatyzacja przekazywania procesu pomiędzy osobami i zespołami
  • mierzenie i raportowanie jakości i szybkości procesu

Czy Twoja firma jest gotowa by dalej podążać po drodze do sukcesu? Wprowadź rozwiązania usprawniające procesy w swojej firmie. Rozpocznij współpracę z Flowmore. Umów się na bezpłatną konsultację z naszymi specjalistami.