Mapowanie procesów – jak zoptymalizować procesy w firmie?

Szybkość reakcji na zmianę, terminowe dostarczenie produktu, wzrost konkurencyjności oraz uwolnienie potencjału zespołu to jedne z najważniejszych powodów dla których optymalizacja procesów w organizacji staje się kluczowa w dzisiejszym świecie. Dlatego jeśli chcemy zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa i ulepszyć współpracę z klientami identyfikacja procesu staje się niezbędna. Tutaj pojawia się tak w ostatnim czasie popularny termin “mapowanie procesu” oznaczający graficzne przedstawienie wszystkich operacji, zależności w przedsiębiorstwie oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za każdy krok.

Nie marnuj potencjału swojego zespołu​

Nie posiadając mapy procesu kadra zarządzająca nie posiada informacji o efektywności wykorzystania zasobów, a tym samym wiedzy na temat potencjału oraz możliwości wyznaczenia ambitnego celu biznesowego. Tak naprawdę zarządzający wiedzą jedynie, że dany proces się odbywa. Natomiast pracownicy gdy występują opóźnienia nie są w stanie jasno wyjaśnić co jest przyczyną, każdy z nich zrealizował swoją część, ale nikt nie zna pełnego obrazu. Należycie przeprowadzone mapowanie procesu pozwala zidentyfikować: 

  • czynności nie przynoszące wartości dodanej (np. niepotrzebne uzupełnienia pól, z których później nikt nie korzysta)
  • wąskie gardła – pracownik aby rozpocząć swoje zadanie oczekuje na przekazanie pałeczki od drugiej osoby, zamiast wykonywać operacje równolegle
  • złe nawyki – robiliśmy tak od początku i zawsze to działało

Planowanie pracy w firmie – od czego zacząć?​

To wszystko jest możliwe dzięki zaangażowaniu pracowników (osoby znające proces od podszewki) w budowanie mapy. Widzą oni wtedy, że kadra zarządzająca chce im pomóc w rozwiązaniu ich codziennych problemów oraz, że są aktywnymi twórcami wdrożonych rozwiązań. Korzyści mapowania procesów to jednak dłuższa lista:

  • ujednolicenie organizacji – mimo tego samego celu, dane czynności mogą być wykonywanie odmiennie przez osobę A od B, dlatego tak ważna jest standaryzacja procesu umożliwiająca dystrybucję najlepszych praktyk w organizacji
  • zwiększenie jakości – dokładna mapa pozwala na wyrobienie dobrych zwyczajów, które z czasem stają się powtarzalnym procesem
  • zbudowanie platformy do wzrostu – wraz z mapą zarządzający wiedzą jak wzrost zamówień powinien przełożyć się na potrzeby procesowe
  • transparentność procesów – przy utracie kluczowego pracownika, organizacja nie traci jego know-howu, a wdrożenie nowych osób w organizacji może przebiec wysoce efektywnie 
  • podstawa do digitalizacji oraz automatyzacji procesów – gdy określimy standard procesu możemy zbudować flow w świecie cyfrowym

Podsumowując mapowanie procesów pozwala odpowiedzieć organizacji na pytanie co należy zrobić, aby działać efektywnie i generować wartość dodaną dla klienta. Tylko prawidłowo działające procesy w organizacji pozwolą w długim terminie osiągać cele biznesowe oraz generować zyski.