Mapowanie procesów - jak zoptymalizować pracę w firmie?

Mapowanie procesów – jak zoptymalizować pracę w firmie?

Szacowany czas czytania: 3 minuty

Szybkość reakcji na zmianę, terminowe dostarczenie produktu, wzrost konkurencyjności oraz uwolnienie potencjału zespołu to jedne z najważniejszych powodów, dla których optymalizacja procesów w organizacji staje się kluczowa dla procesów biznesowych. Stąd też, jeśli chcemy zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa i dążyć do lepszej współpracy z klientami identyfikacja działań staje się niezbędna. W tym momencie pojawia się często słyszany termin “mapowanie procesu” oznaczający graficzne przedstawienie wszystkich operacji, zależności w przedsiębiorstwie oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za każdy krok.

Nie marnuj potencjału swojego zespołu​ – czyli jaki jest cel mapowania procesów

Nie posiadając mapy procesu kadra zarządzająca nie ma pełnych informacji o efektywności wykorzystywania zasobów, a tym samym wiedzy na temat potencjału oraz możliwości wyznaczenia celu biznesowego. Tak naprawdę zarządzający wiedzą jedynie, że dany proces się odbywa. Natomiast pracownicy, gdy występują opóźnienia nie są w stanie jasno wyjaśnić co jest przyczyną, każdy z nich zrealizował swoją część, ale nikt nie zna pełnego obrazu. Należycie przeprowadzone mapowanie procesu pozwala zidentyfikować: 

  • czynności nie przynoszące wartości dodanej (np. niepotrzebne uzupełnienia pól, z których później nikt nie korzysta)
  • wąskie gardła – pracownik aby rozpocząć swoje zadanie oczekuje na przekazanie pałeczki od drugiej osoby, zamiast wykonywać operacje równolegle
  • złe nawyki – robiliśmy tak od początku i zawsze to działało, ale pomimo braku efektów dalej stosujemy te same rozwiązania
Mapowanie procesów - jak zoptymalizować pracę w firmie?

Planowanie pracy w firmie – od czego zacząć?​

To wszystko jest możliwe dzięki zaangażowaniu pracowników (osób znających proces od podszewki) w budowanie mapy. Daje poczucie, że kadra zarządzająca chce im pomóc w rozwiązaniu ich codziennych problemów oraz, że są aktywnymi twórcami wdrożonych rozwiązań. Korzyści mapowania procesów to jednak dłuższa lista:

  • ujednolicenie organizacji – mimo tego samego celu, dane czynności mogą być wykonywanie odmiennie przez osobę A od B, dlatego tak ważna jest standaryzacja procesu umożliwiająca dystrybucję najlepszych praktyk w organizacji
  • zwiększenie jakości – dokładna mapa pozwala na wyrobienie dobrych zwyczajów, które z czasem stają się powtarzalnym procesem
  • zbudowanie platformy do wzrostu – mapowanie procesów umożliwia zarządzającym wgląd do tego, jak wzrost zamówień powinien przełożyć się na kolejne potrzeby i kroki
  • transparentność procesów – przy utracie kluczowego pracownika, organizacja nie traci jego know-how, a wdrożenie nowych osób w organizacji może przebiec wysoce efektywnie 
  • podstawa do digitalizacji oraz automatyzacji procesów – gdy określimy standard procesu możemy zbudować flow w świecie cyfrowym

O tym, czym jest automatyzacja działań marketingowych możesz przeczytać tutaj:

Czym jest Marketing Automation

Podsumowując – mapowanie procesów pozwala odpowiedzieć organizacji na pytanie co należy zrobić, aby działać efektywnie i generować wartość dodatnią dla klienta. Tylko prawidłowo działające procesy w organizacji pozwolą w długim terminie osiągać cele biznesowe oraz generować zyski.

Sprawdź jak możemy pomóc Twojej firmie w usprawnieniu działań