Jak zmniejszyć koszty firmy? Optymalizacja i digitalizacja procesu zakupowego dzięki systemom BPM.

Wzrost sprzedaży to dobry wskaźnik rozwoju firmy, ale czy panujesz nad kosztami?

Wzrost sprzedaży jest celem każdego Zarządu firmy. Jednak przedsiębiorstwo nie może zapominać o drugiej stronie rachunku wyników, a więc kosztach. Coraz częściej osoby zarządzające biznesem szukają oszczędności, które mogłyby się pojawić dzięki lepszej negocjacji cen kupowanych towarów i usług aby zapewnić sobie jak najlepsze wyniki osiąganej marży.

Brak komunikacja w firmie to kiepska logistyka zakupów.

Chaos, improwizacja, brak historii negocjacji w jednym miejscu? Pracownicy w twojej organizacji biegają, mailują od jednej osoby do drugiej w celu otrzymania zgody na zakup? Nie masz możliwości prognozy wydatków na przyszły tydzień, miesiąc?

Optymalizacja procesów magazynowych i zakupowych w firmie.

W jaki sposób uporządkować proces zakupowy i zatrzymać ten chaos? Najważniejsze jest uznanie, że jest to proces, a nie wydarzenia, czy akcja. Firma to nie osoba indywidualna, która ma ograniczone możliwości negocjacyjne, a zakup to nie czynność wynikająca z reklamy, impulsu. Dlatego rozwiązaniem jest zaprojektowanie flow, którego akcja dzieje się w świecie cyfrowym.

Mapowanie, optymalizacja i cyfryzacja procesu zakupowego

Podstawą jest profesjonalny audyt procesów w firmie. Rozpoznanie procesów pozwala dostrzec błędy, które już na tym etapie można i warto wykluczyć w wyniku optymalizacji. W kolejnym etapie procesy mapuje się wykonując tzw. mapę procesów firmy. Od tego już krok do digitalizacji i przeniesienie do świata cyfrowego czyli do narzędzia BPM, które właściwie skonfigurowane połączy wszystko w całość możliwą do kontrolowania i analizowania. Taką moc daje Pipefy. Intuicyjne i przejrzyste narzędzie typu low-code do zarządzani procesami . Po wykonaniu audytu wdrożenie Pipefy i szkolenie pracowników nie zajmuje wiele czasu. Dzięki temu każda firma może szybko zacząć z niego korzystać zyskując potężną broń w walce z chaosem swoich danych.

Jak wygląda optymalizacja procesów zakupowych w firmie dzięki Pipefy?

Na początku mamy do czynienia z wnioskiem, pracownik zgłasza potrzebę, krótkie uzasadnienie, przełożonego, a jeśli już otrzymał lub znalazł interesującą ofertę wypełnia również dodatkowe pole. Zawsze może odnaleźć w bazie danych, czy już firma dokonała zakupu takiego produktu u określonego dostawcy.

W kolejnym etapie wniosek w trafia do przełożonego w celu potwierdzenia, czy zapotrzebowania na dany produkt jest uzasadnione. Po tej fazie dział zakupów otrzymuje zlecenie, zaczyna się etap poszukiwania ofert, kupiec ma możliwość łączenia wniosków poprzez filtr, aby złożyć zamówienie zbiorcze i otrzymać rabat od dostawcy. Dodatkowo dzięki digitalizacji posiada wgląd do historii co ułatwia mu negocjacje ceny.

Gdy już została podjęta decyzja u kogo zostanie dokonany zakup, wniosek w trafia do treasury i zostaje wykonany przelew. Kolejno wraca do działu zakupów, który oczekuje na dostawę, fakturę i zakańcza proces poprzez wysłanie towaru do wnioskodawcy. Ze względu na kwotę wydatku można ustalić konieczność drugiego approvala.

Dlaczego warto do optymalizacji procesów zakupowych w firmie wybrać Pipefy?

Jak wynika z powyższego opisu usprawnienia w firmie oraz korzyści z optymalizacji i digitalizacji procesu zakupowego są ogromne:

  • Możliwość analizy danych zakupowych
  • Oszczędność czasu wnioskodawców, kupców
  • Realne oszczędności
  • Lepsza prognoza cashflowu
  • Dostęp do aktualnej informacji
  • Kontrola procesów zakupowych
  • Identyfikacja obszaru problemowego w łańcuchu dostaw

Czy Twoje procesy zakupowe w firmie są zoptymalizowane?

Odpowiedz sobie na jedno, ale to jedno z…zwyczajne ważne pytanie..no może kilka.

Czy…

  • nadal tkwisz w excelach 
  • procesy zakupowe w Twojej firmie są rozrzucone i nie ułożone hierarchicznie i czasem ciężko powiedzieć kto za co odpowiada
  • brakuje Ci kontroli nad procesem zakupowym z uwagi na chaos w danych

Jeśli na jakieś pytanie odpowiedziałeś TAK to nowoczesne systemy Business Process Management tj. Pipefy są właśnie dla Ciebie. Pamiętaj, że systemy BPM wykorzystywane do optymalizacji procesów biznesowych coraz śmielej wkraczają do firm. Również do obszaru zakupów. Może konkurencja już wprowadza jakiś BPM u siebie? W biznesie kto nie idzie do przodu ten zostaje w tyle.

Jesteśmy dla Ciebie
Przeprowadzimy Cię bezboleśnie przez audyt, 

  • Wykonamy audyt i profesjonalne mapowanie procesów
  • Szybko je zdigitalizujemy przenosząc do Pipefy
  • Skonfigurujemy CRM specjalnie pod Ciebie i Twój zespół!