Jak zadbać o porządek dokumentacji w firmie?

Jak zadbać o porządek dokumentacji w firmie? Organizacja pracy w biurze na przykładzie działu administracji.

Obsługa dokumentów firmowych to codzienność. Przygotowywanie umów, zbieranie podpisów wymaga dużych nakładów pracy. Zwłaszcza obecnie gdy żyjemy w erze post-COVID, gdzie wiele osób pracuje zdalnie i komunikacja jest utrudniona.

Jak zapanować nad chaosem w dokumentacji firmy?

Umowy docierają do Ciebie za późno, twoja skrzynka mailowa jest zapychana prośbami odnośnie podpisania umowy. Nie masz możliwości sprawdzenia historii dokumentu, a standardowe umowy są tworzone/wypełniane ręcznie.

W nowoczesnej firmie to już historia. I nie, nie chodzi tu o skanowanie dokumentów i upychanie ich na dysku komputera w folderach. Rozwiązaniem jest wykonanie audytu i mapowanie procesów poprzez wyłapanie rutynowych czynności i ich digitalizację – odtworzenie workflow w świecie cyfrowym

Optymalizacja procesów w firmie drogą do optymalizacji jej zasobów.

Rozwiązaniem, które rekomendujemy naszym klientom jest Pipefy.  To narzędzie informatyczne BPM, które po wykonanym audycie i mapowaniu procesów możemy szybko wdrożyć w każdej firmie. Dzieje się to za sprawą elastyczności samego narzędzia i bardzo przystępnego dla pracowników interface’u.

Jak uporządkować dokumentację i obieg dokumentów w firmie dzięki Pipefy?

Pipefy możemy zastosować do wielu rodzaju dokumentów. Na zdjęciu widzimy jedno z najprostszych flow dla obiegu korespondencji, które można dowolnie konfigurować. 

Pipefy możemy zastosować do wielu rodzaju dokumentów.

Zaczyna się od dodania głównych informacji na temat umowy oraz jej załączenia np. w postaci linku do docsa. Kolejno karta w trafia na etap weryfikacji poprawności danych (KRS, NIP itd). Po tym etapie umowę otrzymuje Leader, który dokonuje akceptacji lub odmowy. W zależności czy umowa jest tworzona na poziomie Spółki czy jest dostarczana bezpośrednio od kontrahenta przebieg flow wygląda inaczej.

W przypadku standardowych dokumentów jak np. umowa o pracę można zastosować PDF generator, który pozwala na automatyczne wykreowanie dokumentu na podstawie danych znajdujących się w karcie.

Dlaczego warto zapanować nad przepływem dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala istotnie zoptymalizować wykorzystanie zasobów. Korzyści z digitalizacji obiegu dokumentów zapewnią Ci:

  • poprawność przetwarzania każdej umowy
  • przejrzystą struktura podziału dokumentów
  • dostęp do aktualnej informacji o statusie umowy
  • oszczędność czasu – automatyczne tworzenie standardowych umów
  • pomiar czasu realizacji działań

Wdrożenie Pipefy w firmie jako narzędzia do kontroli obiegu dokumentów w firmie

Pamiętaj, że porządek zapewnia właściwą komunikację wewnętrzną w firmie. Digitalizacja procesów to nie tylko wielkie usprawnienie i oszczędność czasu, lecz również coraz częściej standard. Nowoczesne, prężnie rozwijające się firmy stawiają na optymalizację procesów, które ułatwiają codzienne zarządzanie.

Jeśli: 

  • Nadal używasz maila jako głównego narzędzia do zarządzania procesami w firmie
  • Dokumentacja rozsiana jest po różnych pracownikach i nie jest jasne za co kto odpowiada
  • W przepływie dokumentów panuje chaos, nad którym chcesz zapanować

Pozwól uwolnić potencjał Twojego zespołu i skontaktuj się z nami.

  • Przeprowadzimy Cię bezboleśnie przez audyt 
  • Wykonamy profesjonalne mapowanie procesów 
  • Szybko je zdigitalizujemy przenosząc do Pipefy 
  • Skonfigurujemy narzędzia specjalnie pod Ciebie i Twój zespół!