,

Jak rozliczyć delegację pracowników dzięki BPM? Pipefy jako program do rozliczania wyjazdów służbowych.

8 grudnia, 2020 - by flowmore

Rozliczanie delegacji oraz jej ewidencjonowanie to codzienne zadania w wielu firmach. W każdym przedsiębiorstwie w pewnym momencie pojawia się nadmiar dokumentów, problem z zachowaniem prawidłowej ścieżki akceptacji delegacji, a w efekcie utrata kontroli nad wydatkami. Leaderzy zespołów mogą przeoczyć maila od pracownika, a akceptując wniosek o wyjazd służbowy nie mają wiedzy, czy już ten koszt wykracza poza budżet czy może jednak nie.

Jak rozliczyć wyjazd służbowy pracownika?

Z rozwiązaniem przychodzą narzędzia informatycznie jak np. BPM low code. Pipefy pozwala w pełni odwzorować pożądany proces w świecie cyfrowym. Może być przy tym indywidualnie skonfigurowany co daje tę przewagę nad innymi programami do rozliczania delegacji, że każdy wyjazd służbowy zostanie zaplanowany, zatwierdzony i rozliczony zgodnie z odgórnie przyjętymi procesami firmy, które zostały w nim zdigitalizowane.

Jak digitalizacja procesów pomaga w akceptacji i rozliczeniu delegacji w firmie?

Rozliczanie delegacji oraz jej ewidencjonowanie to codzienne zadania w wielu firmach. W każdym przedsiębiorstwie w pewnym momencie pojawia się nadmiar dokumentów, problem z zachowaniem prawidłowej ścieżki akceptacji delegacji, a w efekcie utrata kontroli nad wydatkami. Leaderzy zespołów mogą przeoczyć maila od pracownika, a akceptując wniosek o wyjazd służbowy nie mają wiedzy, czy już ten koszt wykracza poza budżet czy może jednak nie.

Jak rozliczyć wyjazd służbowy pracownika?​

Z rozwiązaniem przychodzą narzędzia informatycznie jak np. BPM low code. Pipefy pozwala w pełni odwzorować pożądany proces w świecie cyfrowym. Może być przy tym indywidualnie skonfigurowany co daje tę przewagę nad innymi programami do rozliczania delegacji, że każdy wyjazd służbowy zostanie zaplanowany, zatwierdzony i rozliczony zgodnie z odgórnie przyjętymi procesami firmy, które zostały w nim zdigitalizowane.

Jak digitalizacja procesów pomaga w akceptacji i rozliczeniu delegacji w firmie?​

Na początku procesu pracownik zgłasza wniosek do przełożonego o zgodę na delegację, zaznaczając w zależności od polityki firmy określone pola. Pracownik zaznacza powód, datę delegacji, miejsce i np. koszty. Może również wnioskować o zaliczkę na wyjazd służbowy oraz dołączać załączniki. Dzięki temu, że przełożony od samego początku posiada aktualną wiedzę na temat wykorzystania budżetu, podejmuje decyzję o akceptacji lub odmowie. W zależności czy pracownik pobiera zaliczkę na wyjazd służbowy, wniosek o delegację zostaje przekazany do księgowości, zostaje odrzucony lub przechodzi do innych zaakceptowanych wniosków.

Porządek w dokumentacji firmowej dotyczącej wyjazdów służbowych

Po powrocie z wyjazdu służbowego, pracownik wypełnia internetowy formularz, kolejno przełożony dokonuje akceptacji, a księgowość automatycznie dostaje wszystkie potrzebne informacje i załączniki tj. rachunki, faktury. Dzięki automatyzacji procesów wszystkie niezbędne informacje mogą jednocześnie trafiać do wszystkich pracowników firmy, którzy odpowiedzialni są za rozliczenie delegacji – również do działu HR.

Jakie korzyści daje digitalizacja procesu akceptacji i rozliczenia wyjazdów służbowych?

Przeniesienie procesu akceptacji/rozliczenia delegacji do świata cyfrowego pozwala zautomatyzować określone czynności i zaoszczędzić czas. Przejrzyste i proste w obsłudze narzędzie do akceptacji i rozliczenia wyjazdów służbowych, które w pełni odwzorowuje procesy i zasady panujące w firmie pozwala także sprawnie rozliczyć delegację, mieć wgląd do całej dokumentacji oraz kontrolować koszty podróży służbowej przez osoby zarządzające.

Co Twoja firma zyska dzięki cyfryzacji procesów rozliczania wyjazdów służbowych?

Dzięki indywidualnie stworzonemu procesowi akceptacji i rozliczania delegacji w Pipefy zyskujesz:

  • pewność odnośnie poprawności przetwarzania wniosku
  • możliwość kontroli budżetu kosztów delegacji w czasie rzeczywistym
  • dostęp do aktualnej informacji o statusie wniosku
  • łatwą możliwość rozliczenia delegacji z klientem (możliwość powiązania wielu delegacji z danym kontrahentem)
  • automatycznie dostarczaną informację dla działów zainteresowanych rozliczeniem delegacji

Podoba się?

Jeśli chcesz przejąć kontrolę nad kosztami wyjazdów służbowych w firmie i zapanować nad budżetem to mamy dla Ciebie dobrą informację. Specjalizujemy się we wdrożeniach systemów usprawniających działania firm.

  • Wykonamy audyt i profesjonalne mapowanie procesów Twojej firmy, 
  • Ogarniemy cyfryzację procesów przenosząc je do właściwych narzędzi tj. np. Pipedrive czy Pipefy. 
  • Wyszkolimy pracowników

Skonfigurujemy narzędzia specjalnie pod Ciebie i Twój zespół! Zachęcamy do wspólnej rozmowy. 

Umów konsultację