Optymalizacja i digitalizacja procesów na przykładzie firmy z branży energetycznej – casestudy.

Energetyczny Projekt offers comprehensive modernisation services for detached houses. The company performs energy audits, installation projects, assembly and servicing, specialising in such technologies as photovoltaics, heat pumps, central heating, electric heating systems, gas boilers, pellet boilers, recuperation or insulation of buildings. In addition, Energetyczny Projekt helps its customers in applying for subsidies and in making settlements.

Dlaczego klient zgłosił się do flowmore?​

  • zapewnienie powtarzalnej i profesjonalnej realizacji wieloetapowych procesów technicznych i operacyjnych
  • uporządkowanie i ustrukturyzowanie procesów operacyjnych i technicznych
  • organizacja wszystkich procesów w jednym kompleksowym systemie

Etapy współpracy z flowmore​

1. Analiza i szczegółowe zmapowanie procesów​

Współpraca z firmą Energetyczny Projekt rozpoczęła się od analizy potrzeb, zrozumienia procesów biznesowych charakterystycznych dla spółki działającej w specyficznej branży oraz identyfikacji obszarów, w których potrzebne są usprawnienia. Zrozumienie kluczowego procesu, jakim jest pozyskanie klienta opierało się na ścisłej współpracy z zarządem i handlowcami. 

Ponadto, przy współpracy z pracownikami operacyjnymi oraz specjalistami zajmującymi się poszczególnymi technologiami w przedsiębiorstwie przeanalizowaliśmy proces audytu, podpisywania umów oraz realizacji instalacji. Kolejnym etapem współpracy było mapowanie, w którym powstały schematy kluczowych procesów w firmie.

2. Wybór systemu workflow​

Następnie, nasi specjaliści zaproponowali szereg rozwiązań i narzędzi, które m.in. pozwalają na codzienne monitorowanie postępów pracowników oraz etapów realizacji projektów, automatyzują standardowe, powtarzalne zadania oraz usprawniają współpracę i koordynację na linii klient-firma. Podstawowym narzędziem odpowiadającym na potrzeby Energetycznego Projektu był system Pipefy. Intuicyjne chmurowe narzędzie oparte na metodologii Kanban, które wspiera pracowników w wykonywaniu zadań, tak aby żaden z ich elementów nie został pominięty.

3. Wdrożenie procesów do systemu workflow​

Tworzenie rozwiązań opartych na Pipefy zaczęliśmy od przygotowania wersji beta systemu, która została przedstawiona pracownikom i zarządowi. Każdy z odbiorców mógł wnieść w trakcie testów swoje uwagi, tak aby system odpowiadał na potrzeby i był funkcjonalny. 

4. Przygotowanie raportowania i integracja systemów​

Zrealizowaliśmy rozwiązania pozwalające na sprawne przejście od procesu audytu u Klienta poprzez skompletowanie potrzebnej dokumentacji, logistykę, proces ubiegania się o dotację oraz finansowanie zewnętrzne aż po montaż i rozliczenie realizacji z Klientem, ekipą instalacyjną oraz dostawcami. 

Dodatkowo, usprawniliśmy i ustrukturyzowaliśmy procesy administracyjne, takie jak wnioskowanie o urlop, zaliczkę czy zgodę na wyjazd służbowy, tak aby każdy pracownik miał szybki dostęp do formularzy, dzięki którym może złożyć wniosek, a przełożony może sprawnie przeglądać wnioski swoich pracowników minimalizując ilość wymienianych maili i niepotrzebnej biurokracji. W oparciu o Pipefy przygotowaliśmy także system raportowania pozwalający na monitorowanie postępów w procesach. 

5. Bieżące wsparcie i dostosowywanie systemów​

Końcowym etapem wdrożenia było przeprowadzenie serii szkoleń dedykowanych pracownikom oraz wsparcie przy użytkowaniu narzędzi. Klient ma możliwość w każdej chwili skontaktowania się z naszymi specjalistami w celu wsparcia lub zmian wynikających ze zmieniających się procesów w firmie.

Wyniki współpracy z flowmore​

Dzięki profesjonalnie przeprowadzonemu audytowi procesów w firmie możliwa była identyfikacja obszarów, w których potrzebne są usprawnienia. To pozwoliło na wprowadzenie szeregu rozwiązań, których zadaniem jest optymalizacja i częściowa automatyzacja procesów w firmie.

Szczegóły wdrożonego rozwiązania:​

  • wykorzystany system workflow – Pipefy
  • czas wdrożenia – 4 tygodnie
  • liczba zdigitalizowanych procesów – 16
  • liczba automatyzacji – 18
  • wdrożone procesy operacyjne:
    • sprzedaż
    • projektowanie
    • audyt energetyczny
    • dofinansowania
    • realizacja inwestycji
    • serwisy i przeglądy
  • wdrożone procesy administracyjne:
    • wnioski urlopowe
    • wypłaty zaliczek
    • rozliczenia delegacji
    • przyjmowanie nowych pracowników – onboarding

Korzyści płynące z współpracy z flowmore​

  • egzekucja określonej ścieżki procesu, gwarantującej najwyższą jakość i powtarzalność;
  • zmniejszenie o 70% ilości korespondencji mailowej między pracownikami
  • zredukowanie liczby wniosków papierowych o 85%
  • oszczędność ponad 20 godzin miesięcznie na komunikacji między pracownikami
  • rejestracja wszystkich aktywności operacyjnych
  • automatyzacja przekazywania procesu pomiędzy osobami i zespołami
  • mierzenie i raportowanie jakości i szybkości procesu

Czy Twoja firma jest gotowa by dalej podążać po drodze do sukcesu? Wprowadź rozwiązania usprawniające procesy w swojej firmie. Rozpocznij współpracę z Flowmore. Umów się na bezpłatną konsultację z naszymi specjalistami.