Mapowanie procesów oznacza graficzne przedstawienie wszystkich operacji, zależności w przedsiębiorstwie oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za każdy krok.

Automatyzacja procesów biznesowych – rozwiązanie dla firmy Mieszkalnik

Przygotowanie firmy na rozszerzenie swojej działalności dzięki strukturyzacji procesów biznesowych i operacyjnych z użyciem systemu workflow (low-code BPM).

Kontekst rynkowy działania firmy Mieszkalnik

Mieszkalnik tworzy grupa profesjonalistów zajmujących się inwestycjami na krakowskim rynku nieruchomości. Głównym obszarem działalności jest opieranie się na modelu biznesowym polegającym na tworzeniu gotowców inwestycyjnych, czym jest pozyskanie i sprzedaż inwestorom nieruchomości z dużym potencjałem zysku z najmu, oraz ewentualne zarządzanie ich wynajmem z gwarancją czynszu dla właściciela. Firma Mieszkalnik wyróżnia się indywidualnym podejściem do Klienta, nieszablonową ofertą i indywidualnym podejściem do każdej zainteresowanej ofertą osoby. Praca z doradcami Mieszkalnika polega przede wszystkim na konwersacji, przystępnym zaopatrywaniu się w niezbędne informacje, a nie jedynie sztampowej rozmowie, która dla wielu może okazać się niepomocna. Warto nadmienić, że jest to jedna z niewielu firm z branży nieruchomości, która w tak rozbudowanym zakresie zdecydowała, że automatyzacja procesów biznesowych jest kluczem do sukcesu w nowoczesnym biznesie.

Automatyzacja procesów biznesowych w branży nieruchomości – wykorzystanie nowoczesnych technologii

Dzięki automatyzacji procesów biznesowych doszło do rozwoju wachlarza przedsiębiorstw. Globalizacja i rozwój inwestycji w nieruchomości pozwala na pozyskiwanie klientów nie tylko lokalne, ale także międzymiastowo czy nawet międzynarodowo. Dlatego też, automatyzacja procesów biznesowych jest kluczowa. Integracja wielu narzędzi, dogłębna analiza procesu pozwala na ekspansje i poszerzanie bazy klientów, co będzie miało realne przełożenie m. in. na wyniki sprzedaży i zacieśnianie relacji z klientem.

Problemy zidentyfikowane przez klienta

Sektor usług pośrednictwa w wynajmie mieszkań, szczególnie w obecnym momencie, stoi przed ogromnym wyzwaniem. Automatyzacja procesów, ich uproszczenie i integracja mogą znacząco ułatwić funkcjonowanie biznesu, ograniczyć koszty i usprawnić system pracy. Wykorzystywanie dużej ilości programów utrudniało zarządzanie procesami i monitorowanie postępów prac. Zagadnieniem, o którym najczęściej wspominali handlowcy pracujący bez automatyzacji procesów biznesowych był brak możliwości szybkiej reakcji. Niejednokrotnie wyłapanie jakiegoś błędu zajmowało im znaczącą ilość czasu. Przy pracy w taki sposób konieczne było także poświęcenie dużej ilości czasu w celu wdrożenia nowego pracownika do obsługi działań biznesowych i operacyjnych oraz przekazania schematów obsługi kluczowych klientów z branży. Pracownicy przekazywali sobie informacje korzystając z wielu niezsynchronizowanych systemów, które nie sprzyjały dobrej organizacji pracy, narażały na wyciek danych osobowych klientów. Złożoność procesów biznesowych była główną barierą do uproszczenia i dobrej organizacji pracy. Automatyzacja procesów biznesowych jest kluczem do najwyżej jakości obsługi klienta, na której polega już cały szereg firm zajmujących się sprzedażą nieruchomości.

Wyzwania dla Flowmore?

Automatyzacja procedur biznesowych w firmie Mieszkalnik była dla nas wyzwaniem, w którym zmierzyliśmy się z wielką ochotą. Współpraca z nami polega przede wszystkim na rozmowie i poznaniu oczekiwań naszych klientów. Oto czym zajęliśmy się na potrzebę współpracy z Mieszkalnikiem:

  • strukturyzacja i automatyzacja procesów biznesowych i operacyjnych związanych z pozyskaniem, remontem i wynajmem nieruchomości oraz obsługą swoich klientów indywidualnych i biznesowych,
  • kompleksowa analiza procesu obsługi klienta Mieszkalnika,
  • organizacja schematów postępowania w procesach tak by umożliwić wdrożenia planu rozszerzenia swoich usług na inne polskie miasta
  • eliminacja błędów, maksymalizacja korzyści oraz zwiększenie wydajności i oszczędność czasu

Działania podjęte przez Flowmore przy realizacji potrzeb

Spotkania z pracownikami Mieszkalnika znającymi procesy i zadania od podszewki. 

Nasi specjaliści spędzili z klientem czas, tak abyśmy w pełni zrozumieli czym są procesy, zadania i schematy działań realizowane w firmie oraz jak funkcjonują pracownicy klienta. Etap ten jest kluczowy również dla zwiększenia efektywności zarządzania procesami biznesowymi. Analiza m.in. procesu obsługi klienta i czynności z tym związane dostarczyły danych, które były przekładane na informacje wykorzystywane w procesie automatyzacji procesów organizacji.

Dobór systemu 

Po analizie potrzeb oraz zmapowaniu procesów firmy zaproponowaliśmy narzędzie typu system workflow (BPM – business process management), które odpowiadało na potrzeby organizacji pracy i procesów u Klienta, tj. jest przejrzyste i łatwe w użytkowaniu, ma możliwość obsługi systemu przez aplikację w telefonie.

Wdrożenie rozwiązań

Pipefy okazał się być narzędziem odpowiadającym na potrzeby specyfiki procesów Mieszkalnika. Umożliwił strukturyzacje, digitalizacje oraz optymalizacje powtarzalnych czynności. Podczas wdrożenia na bieżąco modyfikowaliśmy przygotowane przez nas mapy procesów oraz rozwiązania, na które pozwala Pipefy, tak aby były przyjazne w użytkowaniu, ułatwiały i przyspieszały pracę.

Szkolenie i bieżąca współpraca z Klientem

Stworzone przez nas rozwiązania automatyzacji procesów biznesowych zostały przedstawione w trakcie przygotowanych przez nas szkoleniach. Każdemu pracownikowi Mieszkalnika udzielono niezbędnych informacji w zakresie funkcjonowania programu, przy czym też każdy z nich miał realny wpływ na finalny kształt systemu. Wdrożenie Pipefy nie zakończyło się na jednorazowym szkoleniu. Wiemy, że często dodatkowe pytania pojawiają się w trakcie aktywnego korzystania z programu, dlatego nasz klient może w każdym momencie skonsultować się z nami na dowolnym etapie współpracy. Po wdrożeniu wprowadziliśmy dodatkowe funkcje, które z czasem okazały się niezbędne oraz zwiększyły wydajność pracowników, m.in. funkcje automatycznych maili oraz integrację z zewnętrznymi systemami.

Korzyści dla Klienta

Obecnie, dzięki opracowanej strukturze, automatyzacji procesów i odporności na błędy w procesach. Klient może skupić się na realizacji swojej ambitnej strategii ekspansji usług i systemów na inne miasta w Polsce, co stanowi istotny wpływ dla firmy chcącej regularnie zwiększać przychody. Ponadto, nowe osoby w firmie już nie spotykają się z problemami związanymi z opanowaniem technologii jak i modelu działania firmy. Należy zwrócić uwagę na to, że etap wdrażania nowych pracowników został usprawniony poprzez ograniczenie aktywności i zadań obowiązkowych. Pracownicy nie muszą już spędzać dużej ilości czasu ucząc się obsługi każdej platformy z osobna, ponieważ zastąpiliśmy je jednym narzędziem, jakim jest Pipefy. Dzięki temu, wszystkie niezbędne informacje dostępne są w jednym miejscu. Zadania, przez które często wydajność nowych pracowników spadała, polegające na zrozumieniu mechanizmów biznesowych oraz szukaniu wzorów dokumentów także zostały ograniczone dzięki automatyzacji procesów. Pipefy pozwala na szybkie opanowanie struktury procesów biznesowych i zadań, które należy realizować na poszczególnych etapach pracy.  Warto zaznaczyć iż, udało się także zwiększyć korzyści dla nowych pracowników, dzięki minimalizacji okazji do popełnienia błędów oraz danie im możliwości szybszego dostrzeżenia ewentualnie popełnionych błędów. Automatyzacja była także kluczem do zarządzania projektami i komunikacją pomiędzy pracownikami w firmie oraz klientami zewnętrznymi. Technologie i automatyzacje, które wykorzystano pozwalają obecnie na minimalizację czynności oraz szybkie osiągnięcie celu swoich działań. Dzięki temu zmniejszyła się ilość wymienianych w firmie maili. Skrócenie czasu pracy nad programami dało handlowcom możliwość zarówno zwiększyć swoją organizację pracy jak i bardziej skupić się na relacjach z klientem.

Szczegóły wdrożonego rozwiązania: 

  • wdrożony system: Pipefy
  • ustrukturyzowane i zmapowane procesy: 12
  • czas wdrożenia: 4 tygodnie
  • liczba automatyzacji mailowych: 10
  • wdrożone i zautomatyzowane procesy biznesowe: proces zakupu obiektu, proces przygotowania obiektu, proces obsługi obiektu, proces zarządzania opłatami, proces kompletowania dokumentów

Czy Twoja firma planuje szybko rozwijać swoje usługi oraz zwiększyć liczbę zatrudnianych pracowników? Nie chcesz tracić cennego czasu na tłumaczenie złożoności mechanizmów w firmie? Już dziś umów się na bezpłatny audyt. Warto rozważyć wszystkie możliwości!